De tour van de Provinciale Kamers – Brussel

In deze reeks bezoekt Notarius beurtelings de Provinciale Kamers. We zoeken uit wat de ambities zijn van de voorzitter, hoe de griffiers hun rol invullen en wat een lokaal genootschap karakteriseert. Deze keer een bezoek aan de voorzitter van de Provinciale Kamer in Brussel en zijn 2 griffiers.

Met een 100-tal kantoren in de Belgische hoofdstad én in het administratieve hart van de Europese Unie zou men verwachten dat het Brusselse Genootschap een wat aparte positie bekleedt binnen de Provinciale Kamers. “Toch zijn we niet zo atypisch”, zegt de voorzitter, notaris Stijn Joye.

Wie de vergaderzaal van de Provinciale Kamer in de Brusselse Bergstraat bezoekt, treft een uiteenlopende collectie (kunst-) objecten die verwijzen naar een ver of recenter verleden: een schilderij dat verwijst naar de Quadruple Alliantie die, na de val van Napoléon, tot stand kwam tussen de Russen, de Oostenrijkers, de Pruisen en de Britten om de vrede en de orde in Europa te bewaren; een zwarte koffer met een zegel van de Marokkaans hoofdstad Rabat en een bas-reliëf met het profiel van wijlen Kamervoorzitter Pierre Van Halteren, die van 1975 tot 1983 ook burgemeester van Brussel was.

Afbeeldingen van andere voormalige Kamervoorzitters ontbreken. Nochtans prijken die vaak wel op de muren in de kantoren van andere Provinciale Kamers. Maar al bij het voorleggen van de eerste vraag aan de huidige voorzitter, de goedlachse en gevatte notaris Stijn Joye en zijn openhartige hoofdgriffier Isabelle Carmoy, blijkt waarom zo’n ‘eregalerij’ in Brussel ontbreekt.

“Het Brusselse Genootschap is ook niet zo apart.”
Notaris Stijn Joye

Notaris Joye, u bent voorzitter sinds 1 juli vorig jaar. Wat zou u graag realiseren tijdens uw mandaat?

Stijn Joye: “(lachend) Als ik al een bepaalde stempel zou willen drukken, heb ik nog 3 maanden de tijd! Want in Brussel wordt de Kamervoorzitter maar voor 1 jaar verkozen.”

Isabelle Carmoy: “In tegenstelling tot andere Kamers, is de lijst met oud-voorzitters in Brussel dus heel lang, maar het zijn wel allen notarissen met wie mijn collega-griffier Corinna en ik al veel ‘chance’ hebben gehad. We vormen hier de enige constante.”

Waarom wordt de voorzitter in Brussel maar voor 1 jaar verkozen?

Stijn Joye: “Dat is te wijten aan de intensiteit van dit voorzitterschap. De Kamervoorzitters in Brussel wonen elke maand niet 1 maar 2 overlegvergaderingen bij: 1 met de Nederlandstalige en 1 met de Franstalige Kamervoorzitters. De leden van de Brusselse Kamer komen ook ‘fysiek’ meer samen dan in andere provincies. Voor de meeste Kamerleden vraagt het niet veel tijd om zich naar de Bergstraat te verplaatsen, wat in andere provincies vaak wel zo is.

Iedere dinsdagmiddag organiseren we hier ‘de kleine Kamer’ met de voorzitter, de ondervoorzitter en de syndici om de klachten af te handelen en eventueel dringende zaken te bespreken. En elke vrijdagmiddag volgt dan nog een meeting met alle Kamerleden, inclusief de rapporteurs, de penningmeester of de permanente secretaris, erenotaris Edwin Van Laethem.”

Spelen de erenotarissen nog een belangrijke rol in de Brusselse Kamer?

Stijn Joye: “Absoluut. Ik wil natuurlijk geen afbreuk doen aan de inzet van Isabelle en Corinna (grappend). Maar enkele erenotarissen verdienen hier wel een standbeeld. Erenotaris Edwin Van Laethem bereidt nog altijd de klachten voor en staat zo de syndici bij. Hij doet ook alle voorbereidingen voor de zittingen waarop we de stagiairs beoordelen.

Daarnaast hebben we ook een erenotaris als permanent penningmeester: Paul Dauwe. Hij is voorzitter van de Commissie Toezicht op de Boekhouding (CTB). Onder zijn toezicht, kijkt de CTB er scherp op toe dat de Brusselse confraters zich niet bezondigen aan bepaalde excessen, wat ik persoonlijk ontzettend belangrijk vind.

Erenotaris Dauwe neemt die taak al jaren op zich en hij doet dit ‘streng maar rechtvaardig’. Zijn aanpak wordt echt gewaardeerd door alle notarissen in Brussel.”

Wat is er typerend voor het notarieel landschap in Brussel? Misschien het feit dat er meer grote kantoren zijn dan in andere provincies?

Stijn Joye: “Oh, maar zo atypisch zijn we niet! Naast een handvol grote kantoren, met veel vennoten, tellen we hier toch veel kleinere associaties.”

Isabelle Carmoy: “En ook nog heel veel eenmanskantoren!”

Stijn Joye: “Ik kan me inbeelden dat men bij Brussel al snel denkt aan enkele grote en gespecialiseerde notariskantoren die zich meer toeleggen op complexe vennootschaps- of vastgoeddossiers en die op dat terrein een belangrijk deel van de markt inpalmen. Maar de doorsnee Brusselse notaris behandelt voor mij eigenlijk dezelfde waaier aan dossiers die je in het ganse land terugvindt. Ik kan natuurlijk alleen vanuit mijn eigen ervaring spreken, maar het contact met de cliënt verliep voor mij in Brussel helemaal anders dan in Koekelare en Oostende, de twee eerste stageplaatsen waar ik werkte. Alles verloopt wat zakelijker, en het “push the button-principe” is hier standaardprocedure. Misschien is het intussen daar ook zo geworden. Ik kan hier ’s avonds wel gewoon anoniem op restaurant gaan of boodschappen doen. Ik ben zeker dat sommige collega’s daar jaloers op zouden zijn.”

Krijgen jullie hier niet vaker dan in Vlaanderen of Wallonië vragen van expats?

Stijn Joye: “Er zijn inderdaad steeds meer expats die bij de Brusselse notarissen komen aankloppen. Daardoor wordt de voertaal, naast het Nederlands en het Frans, steeds meer het Engels. Op mijn kantoor wordt nu bijna 1 op de 3 akten in het Engels toegelicht. Ook de correspondentie gebeurt dan in het Engels, maar ik vermoed dat dit ook zo is in de rand rond Brussel. Dus ik zou niet zwart op wit durven zeggen dat Brussel op dat vlak zo atypisch is. Het is natuurlijk wel zo dat tweetaligheid in Brussel een absolute vereiste is als je hier tot notaris wil benoemd worden. Daarom geldt er voor kandidaat-notarissen in Brussel ook een taalexamen. Dat vormt wel een extra barrière. Wie niet vlot tweetalig is moet noodgedwongen uitwijken naar Vlaanderen of Wallonië.”

Dreigt de opvolging daardoor in het gedrang te komen?

Stijn Joye: “Gelukkig geraken alle vacante plaatsen tot nu wel ingevuld. Maar er spelen in Brussel andere barrières. Zo is er bij jonge kandidaten soms wat schrik voor de overnameprijzen.

Met de huurprijzen voor de kantoren wordt geen rekening gehouden om de overnameprijs te bepalen. Op toplocaties kan de huurprijs erg hoog zijn waardoor het kostenplaatje kan oplopen.

Komt daarbij dat het in Brussel niet volstaat om je in te schrijven in de plaatselijke tennisclub om cliënteel op te bouwen. In tegenstelling tot notarissen in landelijke gebieden, springen de mensen niet even binnen bij hun notaris na hun bezoek aan de wekelijkse markt. We zijn hier veel anoniemer. Mijn kantoor ligt bijvoorbeeld al 12 jaar op de Louisalaan, maar vraag me niet wie daar nog allemaal woont en werkt.”

“De Brusselse notarissen bedienen vaak de 3 gewesten.”
Notaris Stijn Joye

Is er nog een aspect dat dan toch kenmerkend is voor de notarissen in Brussel?

Stijn Joye: “De Brusselse notarissen bedienen vaak de 3 gewesten. Hoe verder onze confraters in Vlaanderen en Wallonië van Brussel verwijderd zijn, hoe meer ze op de Brusselse notarissen een beroep doen als ze een verkoop in Brussel in goede banen moeten leiden. Het zijn dan de Brusselse kantoren die de voorbereidingen treffen of de opzoekingen doen, omdat de notarissen in Vlaanderen en in Wallonië de Brusselse wetgeving niet meer helemaal onder de knie hebben. Zoals bekend, heb je in Brussel soms andere attesten nodig dan in Vlaanderen en Wallonië en omgekeerd wat alles wat ingewikkeld maakt.”

Hier in de vergaderzaal staat een koffer uit het Marokkaanse Rabat. Hoe is die hier verzeild geraakt?

Isabelle Carmoy: “Er bestaat al lang een protocolakkoord met de notarissen uit Rabat. Ze vroegen destijds om eens te mogen langskomen en sindsdien brengen ze ons om de 2 jaar een bezoek. Dan serveren we thee en ‘pateekes’, maar die laatste raken ze niet aan. Omgekeerd worden de Brusselse Kamerleden ook wel eens uitgenodigd in Rabat.”

Stijn Joye: “Tiens, ik heb nog geen invitatie ontvangen … Hoe dan ook, bedoeling van dat protocolakkoord is dat de Brusselse en de Marokkaanse notarissen onderling vlot informatie zouden uitwisselen, vooral bij de afhandeling van nalatenschappen. Want er zijn wel wat Marokkaanse burgers die, naast een eigendom in Brussel, ook nog eigendommen hebben in Marokko.”

Isabelle Carmoy (licht verontwaardigd): “Of die, naast een vrouw in België, ook nog een vrouw en kinderen in Marokko hebben. Die mogen bij de afwikkeling van een nalatenschap niet worden vergeten.”

Om nog even in eigen huis te blijven: zijn er nog veel momenten waarop de Brusselse notarissen elkaar fysiek ontmoeten?

Stijn Joye: “Vroeger organiseerde ‘de Amicale’ leuke activiteiten voor al wie in de Brusselse notariskantoren werkt, dus ook voor alle medewerkers. De traditie wil dat de notarissen-werkgevers alles betalen.”

Isabelle Carmoy: “We zijn zelfs eens 3 dagen met alle medewerkers naar Euro Disney geweest. Maar sinds Corona zijn die activiteiten stilgevallen. Naar verluidt staan er nu toch nieuwe op het programma.”

Stijn Joye: “We zijn alleszins benieuwd wat er uit de bus zal komen. Het is wel zo dat de confraterniteit nu op een andere manier wordt beleefd dan voor Corona door het toenemend gebruik van video-conferenties. Nu ontmoeten de notarissen en de medewerkers elkaar vooral tijdens de maandelijkse
Studiekringen.”

Isabelle Carmoy: “Al zijn het toch vooral de medewerkers die de maandelijkse Studiekringen bijwonen.”

Stijn Joye: “Maar dat is ook goed. Want de dossierbeheerders zijn onderling het eerste contactpunt. Als er al een probleem is in een dossier, moeten vooral de medewerkers goed overeenkomen. Ik voel me hoe dan ook niet bepaald geroepen om de samenhorigheid tussen de Brusselse notarissen te versterken. Er is sowieso al een heel goede entente tussen de notarissen onderling. Notarissen zijn hier heel toegankelijk
en aimabel. Er is hier niet één confrater naar wie ik niet zou durven bellen.”

Isabelle Carmoy: “Absoluut !”

Zij volgt de eventuele klachten van cliënten op en verwijst die desgevallend door naar de juiste instantie. Naast haar rol op de griffie, werkt Corinna voor de Notariële Verkopingen in Brussel en verzorgt ze de publiciteit voor alle openbare (Biddit-)verkopingen.

Hoofdgriffier Isabelle Carmoy staat in voor de gebruikelijke taken zoals de voorbereiding van de Algemene Vergaderingen en van de verschillende Commissies zoals de Stagecommissie of de Commissie Toezicht Boekhouding, de verdeling van de boekhoudkundige controles, de organisatie van het adviescomité, het beheer van overnamedossiers, het versturen van de uitnodigingen voor de maandelijkse Studiekring en het bijhouden van de inschrijvingen.

Daarnaast organiseren de griffiers elk jaar een diner met de magistraten uit de rechtbanken en hoven in Brussel, een jaarlijks diner voor de erenotarissen, en een receptie voor nieuwe kandidaat-notarissen, telkens de laatste vrijdag in september.