De tour van de Provinciale Kamers – Antwerpen

In deze nieuwe reeks bezoekt Notarius beurtelings de Provinciale Kamers. We zoeken uit wat de ambities zijn van de voorzitter, hoe de griffiers hun rol invullen en wat een lokaal genootschap karakteriseert. We starten met een bezoek aan de voorzitter van de Provinciale Kamer in Antwerpen, Jan Eekhaut, en zijn twee onmisbare griffiers, Annika Wauters en Charlotte Brusselaers.

“Ik wil in eerste instantie een klankbord zijn voor mijn confraters”

Het majestueuze Notarishuis aan de Antwerpse Elisabethlei herbergt een reeks fraaie kunstwerken. Enkele daarvan verwijzen naar een uil, het symbool voor kennis, zoals het moderne beeldhouwwerk van Paul Ibou in de prachtige stadstuin.

Dat diverse kunstwerken naar een uil verwijzen, is niet toevallig. Immers, de notarissen van de Antwerpse Conferentie (of studiekring) vergaderen maandelijks onder het motto ‘in wijsheid en in vriendschap’.

Bovendien bestaat er onder de Antwerpse notarissen een ‘Orde van de Uil’. Alleen wijze notarissen die zich erg verdienstelijk hebben gemaakt voor het lokale genootschap mogen tot dat selecte clubje toetreden. Onlangs viel die eer ook Jan Eekhaut te beurt, de notaris die al voor het derde opeenvolgende jaar voorzitter is van de Kamer van Notarissen in Antwerpen en die, bij de twee tussentijdse verkiezingen, met een overweldigende meerderheid door de Antwerpse notarissen tot voorzitter werd herkozen.

Het staat dus buiten kijf dat de Antwerpse notarissen hun voorzitter waarderen, al blijft notaris Eekhaut daar zelf uitermate bescheiden bij. Bijna schoorvoetend erkent hij dat een voorzitterschap van drie opeenvolgende jaren ook wel voordelen biedt, omdat hij erover kan waken dat de beoogde projecten worden gerealiseerd en dat de jongste initiatieven ook daadwerkelijk uit de startblokken schieten.

Veelzeggend is ook dat notaris Eekhaut zijn beide griffiers, Annika Wauters en Charlotte Brusselaers, aan het gesprek laat deelnemen en hun spontane tussenkomsten vanzelfsprekend vindt. Daarmee geeft hij aan dat hij niet per se altijd op de voorgrond wil staan. Hij laat geen gelegenheid onbenut om zijn waardering uit te spreken voor zijn griffiers en de andere vaste medewerkers van het notarishuis, zoals de onderhoudsman, Robert, en de poetsvrouw, Ewa.

Welke projecten wil u graag rond krijgen?

Notaris Eekhaut: “Een eerste project betreft het Antwerpse notarishuis. Door het succes van het online verkoopplatform Biddit, worden onze verkoopzalen nauwelijks nog gebruikt. Om weer wat leven in de brouwerij te brengen, zijn we op zoek gegaan naar een exploitant die de leegstaande zalen zal verhuren en die al wat ervaring heeft met het herbestemmen van unieke panden. Want het zou doodjammer zijn als we het gebouw zouden moeten verkopen. En niets doen zou, vooral door de hoge onderhouds- en herstellingskosten, onverantwoord zijn. We leggen de exploitant wel twee voorwaarden op. Onze griffiers mogen niet extra belast worden en het gebouw moet gevrijwaard blijven.”

Annika Wauters: “Een tweede project heeft betrekking op een specifieke groep van jonge medewerkers die binnen het genootschap soms een poosje uit beeld verdwijnen: juristen die de notariële stage hebben beëindigd maar die nog niet tot kandidaat-notaris zijn benoemd.”

Notaris Eekhaut: “Voor hen hebben we in januari 2024 voor het eerst een minicongres, het JONGRES, georganiseerd, met sprekers over diverse topics zoals timemanagement en het notarieel examen. Er was ook een panelgesprek met notarissen van verschillende generaties en een walking dinner om de dag af te sluiten. Met ruim 100 inschrijvingen was het een overweldigend succes.”

Is het belangrijk de sociale contacten te bevorderen?

Notaris Eekhaut: “Voor mij is dit ontzettend belangrijk. Want het maakt veel verschil als je een confrater kent. Dan neem je veel makkelijker de telefoon om een eventueel probleem uit te klaren. Daarom organiseerden we in oktober ook een diner voor de nieuw benoemde kandidaat-notarissen, ook een initiatief dat tot doel heeft om de onderlinge banden aan te halen.”

Charlotte Brusselaers: “Die activiteiten komen bovenop de receptie die de Antwerpse Kamer naar jaarlijkse gewoonte organiseert voor de notarissen die voor het eerst de eed hebben afgelegd of met pensioen gaan.”

Wat staat er nog op het programma?

Notaris Eekhaut: “We willen nog een thema-avond organiseren over burn-out, liefst met getuigenissen van notarissen die er al een hebben doorstaan.”

Charlotte Brusselaers: “Onze voorzitter wordt vaak door zijn confraters in vertrouwen genomen, ook als het minder goed gaat of om de (persoonlijke) problemen en verzuchtingen eens te ventileren.”

Notaris Eekhaut: “Ik ben graag een klankbord, want vaak zijn confraters al geholpen als ze eens over hun besognes kunnen spreken. Ik vind het een mooi compliment als een confrater na zo’n gesprek zegt dat er een zware last van zijn schouders is gevallen. Maar voor de confraters die echt tegen een burn-out aanzitten, zou ik graag een structurele oplossing uitwerken. Bijvoorbeeld door hen, in samenwerking met Fednot, door te verwijzen naar een professionele coach.”

Annika Wauters: “De Provinciale Kamers hebben traditioneel een streng imago omdat ze, tot nu, ook tuchtsancties oplegden, de boekhouding van de notariskantoren controleren en associaties moeten goedkeuren. Voor Jan is het menselijke aspect zeer belangrijk. Hij wil duidelijk maken dat de Kamer er is om de notarissen en de medewerkers te ondersteunen en te helpen en niet om het vermanende vingertje op te steken. Het is precies daarom dat hij tot de ‘Orde van de Uil’ is mogen toetreden.”

Notaris Eekhaut: “Ik ben inderdaad wel begaan met het welbevinden van de notarissen. Daarom vind ik dat ook notarissen het recht hebben om eens een sabbatical in te lassen, bijvoorbeeld om wat meer tijd door te brengen met het gezin of om een andere reden. We stellen nu een pool van plaatsvervangers samen, kandidaat-notarissen die kunnen inspringen en die we trachten te begeleiden met praktische wenken en een draaiboek. Daarnaast zou ik ook extra ondersteuning willen bieden aan de (kandidaat-)notarissen die gedwongen plaatsvervangingen waarnemen, bijvoorbeeld als een notaris door de rechtbank wordt geschorst.”

Uw derde jaar als voorzitter van de Kamer is dus welgekomen?

Notaris Eekhaut: “Ja, want ik wil de reglementen van onze verschillende commissies tegen het licht houden en stroomlijnen. Nu schuilen er toch nog te veel verschillen in die reglementen. Naast de wettelijke commissies (stage, adviescomité voor de benoemingen en boekhoudkundige controle) hebben we in Antwerpen diverse andere commissies, zoals een commissie associaties en vennootschappen, een commissie plaatsvervanging en een commissie ‘Notarishuis’.”

Annika Wauters: “Al het werk dat de notarissen in die verschillende commissies verrichten gebeurt vrijwillig en vergt ontzettend veel tijd en werk. We mogen ons gelukkig prijzen dat bijna de helft van alle Antwerpse notarissen zo’n vrijwillig mandaat opneemt, al doet de ene dit wel wat plichtgetrouwer dan de andere (lachend).”

“De Antwerpse notarissen schatten ons naar waarde”

Griffier Annika Wauters is met bijna 30 jaar ervaring een ware sterkhouder binnen het Antwerpse Genootschap. Met haar ervaring vormt ze het collectief geheugen van de Antwerpse notarissen. Sinds ze in 1995 als griffier begon te werken, zag ze het beroep vervrouwelijken en de nood aan managementondersteuning in de notariskantoren toenemen. “Maar het leuke is dat de omgangsvormen minder formalistisch zijn geworden, tussen de griffiers en de voorzitter én tussen de notarissen onderling. Ik heb het nog meegemaakt dat de notarissen in een pitteleer de eed moesten afleggen en dat elk banket begon met een heildronk op de koning”, lacht ze.

Haar kennis van het verleden en van ‘les petites histoires’ is één ding. Daarnaast bewaart ze goed het overzicht over de werking van de verschillende commissies waarvan ze alle verslagen opmaakt.

“Ze is een krak in het opstellen van draaiboeken, zoals voor de plaatsvervangers. En ze stelt ook allerhande overzichtelijke infofiches op, een beknopte handleiding voor de notarissen die willen associëren of een kantoor willen overnemen”, getuigt voorzitter Jan Eekhaut.

Zeven jaar geleden kreeg Annika Wauters het gezelschap van de goedlachse Charlotte Brusselaers met wie ze sindsdien een sterke tandem vormt. “Charlotte neemt veel administratief werk op zich, ze staat onder andere in voor het bijhouden van het tableau, de organisatie van de stagehearings (het gesprek met de stagiair over het verloop van de stage) en ze houdt de lokale website up-to-date”, vervolgt Jan Eekhaut.

Samen beantwoorden ze allerhande praktische vragen van de notarissen, bereiden ze de agenda’s voor en organiseren ze meetings en evenementen.

Verder volgen ze de inschrijvingen en de facturaties op van de meerdaagse reis die de Antwerpse Conferentie jaarlijks organiseert, een trip met maximaal 70 deelnemers maar die altijd meteen is volgeboekt.

Kortom: samen verzekeren Annika en Charlotte de continuïteit van de dienstverlening. “Mijn griffiers zijn mijn steunpilaren. Daarom hebben ze een absoluut verbod gekregen om samen het vliegtuig te nemen”, grapt de voorzitter.