Het Mediation Center: een nieuw instrument voor het notariaat

Sinds kort kunnen notarissen aankloppen bij het Mediation Center, in het bijzonder als een oplossing voor een geschil tussen partijen mijlenver weg lijkt. Een gesprek met initiatiefneemster Charlotte Aughuet (Fednot), Bénédicte De Vuyst en notaris Pierre Cottin, allen erkend bemiddelaars, over het belang van het centrum voor het notariaat.

Van links naar rechts: de erkende bemiddelaars Pierre Cottin, Bénédicte De Vuyst en Charlotte Aughuet, tevens hoofd van het Mediation Center.

Na een lange voorbereiding en een pilootfase in 2025, werd het Mediation Center van Fednot begin dit jaar officieel boven de doopvont gehouden. De praktische modaliteiten leest u onderaan.

Aan Charlotte Aughuet, die aan het hoofd staat van het Mediation Center, en aan Bénédicte De Vuyst en notaris Pierre Cottin, stelden we de vraag waarin precies de meerwaarde van deze nieuwe dienst voor de notariskantoren schuilt.

Vanwaar het initiatief om een Mediation Center op te richten?

Charlotte Aughuet: “Notarissen krijgen elke dag af te rekenen met conflicten tussen partijen. Ze zijn uitstekend gewapend om die te ontmijnen en om voorstellen te formuleren die partijen tot een akkoord kunnen brengen. Maar het gebeurt dat een dossier, ondanks de doorgedreven verzoeningspogingen van een notaris, toch blokkeert, bijvoorbeeld omdat een partij in een familiekwestie zich onverzoenbaar opstelt, ook al ligt er een voorstel op tafel dat in alle opzichten redelijk lijkt om uit de impasse te geraken.

Bij zo’n blokkering gebeurt het regelmatig dat de notaris de partijen adviseert om een gerechtelijke procedure op te starten. De reflex om bemiddeling aan te bieden als alternatief ontbreekt nog wel eens. Dit is jammer, want notarissen zouden hun cliënten daarmee een heel grote dienst bewijzen. Een gerechtelijke procedure kost veel tijd, geld en energie en partijen weten niet wat de rechter, wellicht zoveel jaren later, uiteindelijk zal beslissen.

Een gerechtelijke procedure komt vaak ook niet tegemoet aan de noden en de behoeften van de rechtzoekende, laat staan aan diens emoties. We hopen dat het Mediation Center de reflex zal aanwakkeren bij notarissen om bemiddeling als een waardevol alternatief voor een gerechtelijke procedure voor te stellen.”

Waarom zou een bemiddelaar partijen kunnen verzoenen als een notaris zijn tanden op diverse verzoeningspogingen stukbijt?

Pierre Cottin: “Een bemiddelaar handelt niet vanuit zijn intuïtie in een poging om partijen te verzoenen, zoals veel notarissen doen. Bemiddelaars hanteren een gestructureerde methode. Plastisch uitgedrukt: een bemiddelaar heeft geleerd om een boekenkast, stap voor stap, via een welomlijnde methode in elkaar te steken; een notaris doet dit veeleer vanuit zijn buikgevoel.

Verder begeleidt een bemiddelaar de partijen naar een oplossing in het besef dat je de werkelijkheid niet vanuit één enkele discipline kan vatten. Zoals de Franse filosoof Edgar Morin schreef in zijn magnum opus “La Méthode”, een werk van 2000 bladzijden, is de werkelijkheid inherent complex. In zijn methodische aanpak houdt de bemiddelaar rekening met technieken die ontleend zijn aan de psychologie, de sociologie of zelfs de biologie.”

Bénédicte De Vuyst: “Inderdaad, door verschillende wetenschappelijke disciplines te verbinden, begrijp je als bemiddelaar vaak beter waarom een partij op die specifieke manier reageert of waarom hij halsstarrig vasthoudt aan zijn standpunt. Tijdens de opleiding als bemiddelaar krijg je onder andere inzicht in welk deel van ons brein onbewust reageert op een externe trigger. Als bemiddelaar beschik je dan ook over technieken om die blokkeringen op te heffen. Het zijn instrumenten die een notaris tijdens zijn opleiding niet noodzakelijk krijgt aangereikt.”

Charlotte Aughuet: “In tegenstelling tot een notaris zal een bemiddelaar nooit een mogelijke oplossing formuleren. Hij neemt geen standpunt in. Hij biedt de partijen wel een veilig kader, een methode en instrumenten om zelf tot een oplossing te komen, een akkoord waarin ze zich kunnen vinden. Bij een bemiddeling bewaren de partijen de regie.”

Bénédicte De Vuyst: “Daarmee komen we bij de kern van de zaak. Bemiddeling leunt volledig aan bij de basisnoden van de hedendaagse cliënt. Naast zekerheid en rust wil de moderne cliënt meester blijven over de oplossing die uit de bus komt. De moderne cliënt wil niet dat de oplossing hem wordt opgelegd of opgedrongen; hij wil een oplossing op maat van zijn wensen en behoeften. Bovendien kan je met bemiddeling creatieve oplossingen uitwerken.

Je opereert in de schaduw van het recht, want ‘het recht’ is niet altijd ‘rechtvaardig’. Uiteraard moet de bemiddelde oplossing altijd stroken met de regels van openbare orde en van dwingend recht. Het voordeel van de notariële bemiddelaars van het Mediation Center is dat zij als juristen de cliënten goed kunnen begeleiden en informeren over wat juridisch mogelijk is.”

Is er ook een strategisch belang voor het notariaat als geheel om in te zetten op bemiddeling?

Pierre Cottin: “Bemiddeling leidt tot een betere klantenbinding. Dit is uiteraard belangrijk voor het notariaat. Want we staan als dienstverlener op een belangrijk kruispunt in ons beroep. Samengevat bestaat die uit drie elementen. Ten eerste: het verlijden van authentieke akten waarin de afspraken tussen partijen worden vastgelegd, ‘het instrumentum’. Dit blijft belangrijk. Ten tweede: het geven van adviezen waarvoor we als notaris ook verantwoordelijk zijn. En tot slot: het onderhandelen van een akkoord of ‘het negotium’.

Ik meen dat die laatste functie alleen maar belangrijker zal worden, nu steeds meer dossiers, door het toegenomen individualisme, blokkeren. Want daardoor gebeurt het steeds meer dat een meningsverschil, dat onderhuids aanwezig kan zijn, eindigt in een conflict of in een echte oorlogsverklaring. Als bemiddelaar kan je, zoals een huidarts, verhinderen dat een klein verdacht vlekje op je huid uitmondt in een dodelijke kanker. Dat is de grootste dienst die we de moderne cliënt kunnen bewijzen. We besparen hem flink wat kopzorgen, uitgaven en tijdverlies.”

Bénédicte De Vuyst: “Eigenlijk bied je de cliënten de kans om definitief komaf te maken met hun besognes. Want met bemiddeling laat je de onderlinge meningsverschillen niet sluimeren. Je duikt met cliënten mee onder de waterlijn tot wanneer de echte oorzaak van het meningsverschil naar boven komt. Dit kan een gebeurtenis zijn uit een ver verleden waar in sommige families soms al jaren een taboe op rust. Op dat ogenblik wordt begrip mogelijk, ontstaat er ook ruimte voor vertrouwen … en komen er spontaan opties naar boven die kunnen leiden tot oplossingen.”

Charlotte Aughuet: “Zo verlenen we de maatschappij een dienst. Daarom ook hebben we het Mediation Center in het leven geroepen, voor de notarissen die niet over de tijd of de technieken beschikken om zelf een bemiddelingstraject te leiden.

De context om het Mediation Center van Fednot te lanceren is ideaal. Naast het feit dat mensen de regie willen behouden, helpen we ze vooruit met een oplossing waarop ze geen jaren moeten wachten omdat ze verwikkeld zijn in een gerechtelijke procedure. Integendeel, bemiddeling kan hen relatief snel een uitweg bieden uit hun conflict. En met de razendsnelle technologische evoluties zoals AI is het belangrijk dat het notariaat zich concentreert op taken die machines nooit zullen kunnen overnemen. De grote troef van notarissen is hun empathie, de luisterbereidheid, het zoeken naar oplossingen. Ze kunnen de emoties van anderen opvangen, iets wat AI nooit zal kunnen overnemen.”

Pierre Cottin: “In de toekomst zal de cliënt niet meer naar de notaris gaan, louter en alleen omdat die aktes kan verlijden, maar vooral ook omdat de notaris met de emoties van zijn cliënten weet om te gaan of weet hoe hij ze kan kanaliseren.”

Onder de bemiddelaars van het Mediation Center zijn er ook notariële juristen of notarissen. Misschien zullen de notarissen die het centrum willen inschakelen toch een drempel moeten overwinnen omdat ze vrezen hun cliënten te verliezen?

Bénédicte De Vuyst: “Het is belangrijk te benadrukken dat de notarissen tegenover de cliënt hun rol van vertrouwenspersoon en van juridisch, onpartijdig expert behouden. De bemiddelaars van het Mediation Center komen alleen tussen voor welomschreven, punctuele opdrachten, enkel voor punten waarover de partijen het niet eens zijn. Ze treden altijd op op vraag van de notaris-opdrachtgever. Daarin is het Mediation Center nu net uniek.”

Charlotte Aughuet: “Notarissen hoeven dus niet te vrezen dat ze hun cliënten of hun dossier moeten loslaten. Daarom ook kunnen de cliënten niet rechtstreeks bij het Mediation Center terecht. Zij blijven essentieel de cliënt van de notaris die een beroep op het Mediation Center doet. Komt er een oplossing uit de bus, dan is het aan de notaris-opdrachtgever om de akte te verlijden, althans als het bereikte akkoord een authentieke akte vergt. Bovendien wordt de bemiddelaar van het Mediation Center altijd aangesteld in overleg met de notaris‑opdrachtgever.”

Bénédicte De Vuyst: “De bemiddeling kan perfect plaatsvinden op het kantoor van de notaris die de aanvraag heeft ingediend. Zo was ik onlangs op het kantoor van een notaris om te bemiddelen over enkele punten waarover de scheidende cliënten het maar niet eens geraakten. Welnu, cliënten vonden een uitweg. Zo kon de notaris de gemaakte afspraken in de voorafgaande overeenkomsten aan de akte E.O.T. implementeren, waarna de partijen de akte vlot konden tekenen. Na deze sessie heb ik geen contact meer met die cliënten.

Als je als notaris een beroep doet op een erkend bemiddelaar die geen deel uitmaakt van het Mediation Center, heb je die garantie niet altijd. Het is een extra tool in handen van het notariaat.”

---