“We staan op een kantelpunt”

In juni volgde notaris Guy Jansen zijn collega Cathérine Goossens op als voorzitter van Vlanot, een uitgelezen moment om een korte balans op te maken en vooruit te blikken.

4 jaar lang was notaris Cathérine Goossens voorzitter van Vlanot. In juni droeg ze de fakkel over aan de Leuvense notaris Guy Jansen.

Notaris Goossens is bepaald ‘geen tafelspringer’ en, naar eigen zeggen, blij dat ze als voorzitter ‘niet voortdurend in de kijker liep’. Maar binnen de notariële instellingen wordt haar inzet en expertise enorm gewaardeerd.

Haar opvolger maakt, naast zijn werk als notaris, graag wat tijd voor familie en vrienden. Ook pikt notaris Jansen graag een concert mee: “Klassiek, wereldmuziek of jazz, … Het maakt niet veel uit. Ik houd net van de afwisseling. Daarom varieer ik het kantoorwerk ook graag met sportieve activiteiten, liefst in de buitenlucht. Maar verwacht geen extreme inspanningen. Wat ik ook doe, ik doe het met mate”, klinkt het gemoedelijk.

De plaats van afspraak is, niet toevallig, het Brusselse Marriot Hotel. Daar gaat die dag, de 4de juli, een editie door van ‘Zomers Opgefrist’, een recent opleidingsinitiatief van Vlanot waarop de notarissen elkaar fysiek ontmoeten. “Bij het begin van mijn mandaat, in de nasleep van de coronaperiode, verliepen de opleidingen alleen nog digitaal”, zegt notaris Goossens. “Sindsdien is het aantal deelnemers aan fysieke opleidingsdagen alleen maar gestegen terwijl het succes van de webinars is gedaald. Na Corona hadden mensen geen zin meer om een uur lang achter hun scherm te zitten om een opleiding te volgen”, zegt notaris Goossens.

Juicht u die evolutie toe?

Cathérine Goossens: “Absoluut, ook omdat we elkaar, door het toenemend gebruik van videoconferenties, steeds minder zien en dus minder goed kennen. De fysieke opleidingsdagen bieden de gelegenheid om elkaar ook eens op een andere manier te ontmoeten. We hebben daarop ingespeeld door nieuwe fysieke events op te starten zoals, naast Zomers Opgefrist, Eropuit!, een 2-daagse in Brussel rond een specifiek thema zoals vennootschaps- of appartementsrecht. De confraters hebben echt terug goesting om bijeen te komen.”

Guy Jansen: “Hoewel het succes van de webinars vermindert, denk ik toch dat we beide opleidingsformules, fysieke en digitale, moeten blijven promoten. Er zijn ook collega’s die blij zijn dat ze zich niet meer voor een opleiding moeten verplaatsen.”

Vindt u dat de slinger door het gebruik van videoconferenties te veel is door­ geslagen?

Cathérine Goossens: “Ik heb begrip voor het toenemend gebruik van videoconferenties. Want je verliest minder tijd, je hoeft geen uren in de file te staan om een akte bij een confrater te gaan verlijden, je weet precies hoeveel tijd dit in beslag zal nemen. Ik merk op mijn kantoor in Grobbendonk dat veel mensen, jong en oud, blij zijn dat ze voor het ondertekenen van een akte niet de auto naar Antwerpen moeten nemen. Het is een ander verhaal als de 2 betrokken notariskantoren op een steenworp afstand van elkaar liggen.”

Guy Jansen: “Bijkomend voordeel van de videoconferentie is dat je het volledige dossier altijd bij de hand hebt. Is er een bijkomende vraag, dan kan je dit ook onmiddellijk opzoeken of controleren in het dossier. Ook bij het cliënteel, en zeker bij de jongere mensen, ondervind ik weinig weerstand tegen het verlijden van een akte per videoconferentie.”

Nog even terugblikken: Notaris Goossens, u hebt nog de opstart meegemaakt van de huidige Vlaamse regering. Hoe verlopen de contacten met de regering ­Diependaele?

Cathérine Goossens: “Die verlopen zeer goed. Ondertussen zijn we ontvangen op de kabinetten van de minister-president, van minister Ben Weyts (bevoegd voor onder meer financiën, begroting en onroerend erfgoed), Jo Brouns (landbouw en omgeving) en Melissa Depraetere (wonen, energie en klimaat). De ministers Weyts en Brouns waren daarbij ook aanwezig. De eerste steentjes voor het opbouwen van een vertrouwensband zijn gelegd. Zo heeft het kabinet van minister Depreaetere recent onze input gevraagd over de hervorming van de renovatieplicht.”

Guy Jansen: “Ik vind het belangrijk dat we bij de kabinetten aandringen op een administratieve vereenvoudiging, in eerste instantie voor de burger, en onrechtstreeks voor het notariaat.”

Cathérine Goossens: “Binnen Vlanot loopt een project om het aantal attesten terug te dringen die nodig zijn bij de overdracht van onroerend goed. Nu heb je andere attesten nodig naargelang het een verkoop, een schenking of de vestiging van een opstalrecht betreft. Ook wordt het begrip ‘overdracht’ telkens anders gedefinieerd wat maakt dat een kat haar jongen niet terugvindt in de huidige regelgeving. We zouden graag een rationalisering en een versoepeling willen realiseren voor de burger. Dit werd in de contacten met al de kabinetten aangekaart en de bevoegde Vlaamse ministers, Brouns, Depraetere en de minister-president, lijken wel bereid om daar gehoor aan te geven.”

“De eerste steentjes voor het opbouwen van een vertrouwensband met de Vlaamse regering zijn gelegd.”
Cathérine Goossens

Welke dossiers hebben u op de ene of de andere manier verrast?

Cathérine Goossens: “Een moeilijk vraag. Ik blik alleszins tevreden terug op de uitwerking van de verplichte managementopleiding voor de recent benoemde notarissen. De Vlanot-medewerkers hebben, in samenwerking met CF en de Nationale Kamer, op korte termijn een heel goed programma in elkaar gebokst. De jong benoemde notarissen die het programma volgen, behalen meteen de nodige studiepunten. Hoewel niet echt goedkoop, kunnen we dit programma toch aanbieden tegen een scherpe prijs.”

Zijn er ook dossiers die u liever anders had zien lopen?

Cathérine Goossens: “Het nieuwe opleidingsplatform, Notasmart, leidt wel tot frustratie. Alle opleidingen van Fednot, Vlanot, CF, enzovoort zijn er gebundeld en het heeft lang aangesleept voor dit nieuwe platform op poten stond. Maar het is nog altijd niet gebruiksvriendelijk.”

Notaris Jansen, hoe wil u uw mandaat invullen?

Guy Jansen: “De verschillende Vlanot-commissies lopen als een goed geoliede machine. Ik ga daar niet aan morrelen, al moeten de commissies goed blijven draaien en blijven innoveren. Toen Els (Els De Keyser, coördinator van Vlanot, nvdr) me vroeg om voorzitter te worden, heb ik onmiddellijk toegezegd, ook omdat je als Vlanot-voorzitter en stem hebt in de raad van bestuur van Fednot. Dat vind ik belangrijk want daar lopen alle grote projecten, vallen alle belangrijke beslissingen en wordt de toekomstvisie van het notariaat uitgewerkt.”

In welk zin houdt u dit bezig?

Guy Jansen: “Ik denk dat de ict-ontwikkelingen sneller moeten gaan, ook al wordt eraan gewerkt. De medewerkers in onze kantoren moeten nog te veel taken manueel uitvoeren. Onze juristen verliezen ontzettend veel tijd omdat ze cijferreeksen uit bijvoorbeeld asbestattesten manueel moeten overtikken. Met AI moet dat proces veel sneller kunnen verlopen.

Maar dat is slechts een begin. AI-toepassingen kunnen ook al verkoopovereenkomsten nalezen en corrigeren, en zelfs de overeenkomst maken. Denk bijvoorbeeld ook aan het opstellen van een verzoekschrift. AI stelt het voor je op met verwijzing naar de relevante wetsartikelen. Als je uiteraard de juiste prompts gebruikt. We moeten de ‘art of prompting’ aanleren. De federatie heeft momenteel een mooi project lopen waarbij iedereen in het notariaat momenteel gratis NotebookLM kan uittesten en gebruiken.

De technologische evoluties verlopen nu in sneltreinvaart. Het notariaat probeert zijn wagonnetje daar wel aan te koppelen. Maar we moeten erover waken dat we niet gaan achterlopen en de digitale voorsprong die we in het verleden hebben opgebouwd, niet verliezen.”

Cathérine Goossens: “We moeten er ook op toezien dat we onze medewerkers daarin meekrijgen en dat ze hun job met goesting blijven doen. Want verandering is altijd moeilijk.”

Guy Jansen: “Inderdaad. Nu zijn de medewerkers op mijn kantoor ook wel vragende partij omdat ze beseffen dat AI de administratieve rompslomp kan helpen terugdringen. Maar we moeten ook de tussenpersonen zoals de softwareleveranciers mee krijgen in dit verhaal. Want we staan echt op een kantelpunt.”

“Onze juristen verliezen ontzettend veel tijd omdat ze cijferreeksen uit bijvoorbeeld asbest-attesten manueel moeten overtikken.”
Guy Jansen

Hoe ziet u het opleidingsaanbod van Vlanot verder evolueren?

Guy Jansen: “Persoonlijk ben ik enorm geboeid door alles wat het puur juridische in het takenpakket van een notaris overstijgt. Die interesse groeit eens je in de praktijk staat. Denk aan technieken om conflicten te beheersen, om vergaderingen te leiden of aan onderhandelingstechnieken. Ik heb recent nog vastgesteld dat online onderhandelen andere skills vergt dan fysieke onderhandelingen. Zolang je studeert zijn die aspecten allemaal ver-van-mijn bed. Opleidingen hierover zijn vaak ook maar zinvol eens je in de praktijk staat. Jammer dat niet alle notarissen de tijd vinden om ze te volgen.”

Waaraan is dit te wijten?

Guy Jansen: “Voor sommige notarissen blijft het moeilijk om voortdurend te professionaliseren. In die zin vind ik het onvoorstelbaar dat bijna 1 op de 2 notarissen niet geassocieerd is terwijl dit al een kwart eeuw mogelijk is. Natuurlijk, een slechte associatie brengt ook niets bij en iedereen is vrij om het beroep in te vullen zoals hij of zij dat wil. Ik begrijp ook dat iemand liever geen tweede kapitein wil op zijn schip. Maar toch. Ik ben zelf 5 jaar actief geweest als notaris zonder geassocieerd te zijn. Toen “onderging” ik mijn agenda. Voor alles wat het puur juridische dan overstijgt, zoals bijkomende vorming als manager of als bemiddelaar, is er dan gewoon geen plaats. Trouwens, als notaris ben je ook tijdens je vrije tijd bezig met het beroep: met de software, met de inrichting of de verhuis van je kantoor of met het opnemen van een mandaat in een provinciale of in de Nationale Kamer. Als jongeling dacht ik nog dat een zelfstandige zijn vrije tijd zelf kon bepalen en invullen, wat een utopie (lachend).”

Cathérine Goossens: “Het recht is zo uitgebreid en er zijn zoveel opeenvolgende hervormingen geweest, dat het leuk is om een vennoot als klankbord te hebben. Ik ben ook altijd geassocieerd geweest en zou het gewoon niet anders willen.”

Guy Jansen: “Hoe goed je medewerkers ook zijn, een vennoot is toch nog een heel ander klankbord. Met een vennoot, moet je ook niet altijd aanwezig zijn om een akte te verlijden. Ik zie kantoren waar de notaris het meest interessante aspect van ons beroep, de adviesverlening in de aanloop naar een akte zoals een schenking of een testament, overlaat aan medewerkers. Persoonlijk zou ik het erg jammer vinden om net dié gesprekken uit mijn agenda te moeten schrappen.”

Notaris Goossens, heeft u tips voor uw opvolger?

Cathérine Goossens: “Ik zou zeggen, neem het mandaat op met volle goesting. Met de steun van Els die van onschatbare waarde is én haar team, komt het zeker goed! Daar heb ik het volste vertrouwen in!”