La tournée des Chambres provinciales – Brabant wallon

Dans cette nouvelle rubrique, Notarius visite tour à tour les Chambres provinciales. Nous découvrons quelles sont les ambitions du président, comment les greffiers remplissent leur rôle et ce qui caractérise une compagnie locale. Laetitia Hayez, la présidente de la Chambre du Brabant wallon, et ses deux greffiers – Anne Lambillon et Nicolas Mignon – forment un trio de choc. D’un côté, l’efficacité rime avec la complicité et de l’autre, la digitalisation avec la discrétion. Rencontre avec un trio bien assorti.

“La présidente est une équilibriste”

C’est les bras chargés de course pour la réunion de la Chambre que la greffière Anne Lambillon rejoint la maison des notaires à Wavre. Elle est en congé ce jour-là mais elle a tenu à être présente pour cette interview à trois. Un trio soudé aux rouages bien huilés. “Les membres de la Chambre passent – ils restent maximum 3 ans – mais les greffiers, eux, restent”, indique Laetitia Hayez, la présidente de la Chambre de la jeune province. “C’est sûr que le greffe est la mémoire de la Chambre, de la compagnie, de tout ce qui s’est passé. Et de tout ce qui se passera. Anne et Nicolas se souviennent déjà de nombreuses choses qu’ils peuvent aller retrouver et vérifier. À force d’être toujours au centre de tout ce qui se passe, vous allez de plus en plus devenir la mémoire.”

Anne Lambillon et Nicolas Mignon acceptent ces fleurs virtuelles avec humilité. Il n’est pas question pour eux de se mettre en avant : “Nous sommes un peu jeunes dans la profession mais dans d’autres provinces, Bénédicte (Namur), Emily (Hainaut) ou Patricia (Liège) occupent leur fonction de greffière depuis une vingtaine d’années” soutient Nicolas Mignon. “Il y a de fortes chances qu’elles aient des souvenirs plus anciens que certains membres de leur Chambre.”

Maître Hayez, vous êtes dans votre deuxième année de présidence. Vous avez déjà envisagé la suite ?

Laetitia Hayez : “J’ai commencé mon mandat le 1^er juillet 2023. C’est un mandat d’un an renouvelable maximum 2 fois. La plupart des présidents restent 2 ans. En mai 2024, il m’a été demandé de prolonger d’une année si bien que je suis en cours de deuxième et dernière année. Puis je passerai la main. Je ne prendrai plus rien. J’ai été très claire. J’ai donné. J’ai beaucoup fait, j’ai fait partie de nombreuses commissions. J’ai été administratrice Fednot pendant 3 ans, je suis restée ensuite à la commission paritaire et à la commission sociale. J’ai passé plus de 10 ans à la commission immobilière. À la Chambre aussi, précédemment. Je suis arrivée à la Chambre en 2022. Et ce n’était pas plus mal d’être membre de la Chambre un peu avant d’en prendre la présidence. Mais en 2025, j’arrêterai. J’approche gentiment de l’âge de la pension.”

Quels étaient vos ambitions et objectifs en début de présidence ?

Laetitia Hayez : “Très objectivement, je n’en avais pas vraiment ! Comme j’avais déjà été au Conseil d’administration de Fednot, l’ensemble des administrateurs considérait que je connaissais déjà un peu les rouages. Les liens entre les compagnies et la Fédération ne sont pas toujours faciles. Peut-être que je pouvais aider à améliorer la communication entre la fédération et la Chambre. Je ne suis pas notaire associée et le mandat est tout de même très lourd. Je le fais avec grand plaisir. Et c’est aussi enrichissant. Même en dehors des réunions de Chambre, j’ai des demandes de notaires et lorsque je peux leur répondre en vérifiant la loi organique ou l’arrêté en matière de comptabilité, je le fais volontiers. Et si c’est un peu trop complexe, je dis que le sujet sera abordé à la Chambre. Ou cela peut aussi nécessiter une décision de Chambre. Je n’ai pas accepté la présidence parce que j’avais une motivation particulière. J’ai un caractère assez conciliateur de manière générale et j’essaie juste qu’il y ait le moins de heurts possibles. Que tout se passe bien au niveau de la Compagnie, que tout soit fluide. Et j’ai cette même ambition pour les AG que je préside. Je tiens à ce qu’elles soient sereines, qu’elles ne soient pas houleuses, qu’il n’y ait pas de difficultés. Que tout ait bien été communiqué car la communication est pour moi un élément essentiel. J’aspire à une entente confraternelle entre tous même si, parfois, oui, il faut malheureusement sévir contre l’un ou l’autre.”

Vous avez parlé d’un mandat assez lourd. En partie parce qu’il est chronophage ?

Laetitia Hayez : “Nous avons des réunions de Chambre toutes les trois semaines mais ce n’est qu’une petite partie de la fonction. En tant que présidente, il y a aussi des réunions de Chambres francophones ou du Conseil francophone, le CF. Il faut assister aux Assemblées générales de la Chambre nationale, aux Assemblées générales de Fednot. Cette semaine-ci, j’avais 2 après-midis bloquées par les exigences de ma fonction mais parfois ce sont des journées complètes qui y sont consacrées parce qu’il y a une volonté de regrouper certaines réunions pour éviter d’accumuler les déplacements. Je viens du Brabant wallon, cela va encore mais certains notaires viennent de toutes parts de la Belgique. C’est prenant.”

Nicolas Mignon : “Nous sommes une petite Compagnie.”

Laetitia Hayez : “Oui, nous n’avons, par exemple, pas de vice-président alors qu’il y en a dans les grosses Compagnies. Le Brabant wallon regroupe 40 études et, je pense, une soixantaine de notaires.”

Nicolas Mignon : “Une Assemblée générale, avec les candidats-notaires, réunira plus ou moins 80 personnes. C’est une province au sein de laquelle il y a moyen de connaître tout le monde. Et ça, c’est très agréable.”

Laetitia Hayez : “Oui, c’est très convivial. Il y a eu des Assemblées générales un peu houleuses mais c’est l’exception. Par exemple, pour la réforme des honoraires. Il y a une convivialité également liée au fait que la province est petite. Il y a peu de plaintes. Essentiellement que des petits problèmes.”

Nicolas, Anne : entre vous deux, comment vous répartissez-vous le travail ?

Anne Lambillon : “Comme nous sommes deux, nous devons répertorier toutes nos tâches et tenir à jour nos agendas.”

Laetitia Hayez : “Toutes les trois semaines, avant les réunions de Chambre, nous recevons un petit résumé de tout ce qui a été fait et de tout ce qu’il y a encore à faire. Et c’est vraiment complet. Le greffe a, peut-être plus qu’avant, repris un rôle de suivi, de décharge des membres de la Chambre. N’oublions pas que nous faisons cela en plus de nos fonctions notariales. Je suis très contente de pouvoir me reposer sur eux. Ils sont très précieux.”

Nicolas, quelles sont les grandes évolutions du métier que vous avez observées dans votre métier depuis votre prise de fonction ?

Nicolas Mignon : “Le boulot des Chambres a fort changé. Nous nous occupons actuellement de la mise en place de la réforme disciplinaire. La Chambre ne peut plus fonctionner comme elle le faisait avant. Il y a une gestion des dossiers qui se rapproche beaucoup plus des dossiers judiciaires, ce qui est beaucoup plus lourd. Nous sommes en retrait mais nous dispatchons, archivons et faisons le suivi pour les délais. Les grandes lignes des missions sont les mêmes mais nous ne fonctionnons plus de la même façon. Par exemple, les rapports que nous entretenons avec les stagiaires sont beaucoup plus suivis qu’il y a 10 ans.”

Comment le notariat du Brabant wallon se démarque-t-il par rapport aux autres provinces ? Quelles sont ses spécificités ?

Laetitia Hayez : “Un bon point fort, c’est l’immobilier. C’est le plus élevé de toute la Wallonie et dépasse même Bruxelles, pour certains types de biens.”

Nicolas Mignon : “Avec la présence de l’UCL, il y a beaucoup de candidats-notaires et de stagiaires proportionnellement à la taille de la province. Il y a peut-être plus de diplômés en droit qui restent dans le coin. En général, les autres provinces qui sont beaucoup plus peuplées sont étonnées quand elles apprennent le nombre de nos stagiaires ou de candidats-notaires parce qu’elles ont parfois un nombre équivalent avec beaucoup plus de notaires titulaires.”

Laetitia Hayez : “Il y a aussi une raison très pragmatique : dans le Brabant wallon, il ne faut pas avoir une connaissance poussée du néerlandais. Peu d’études vont demander cette connaissance à leurs collaborateurs. Le Brabant wallon est également proche de Bruxelles. Des jeunes qui ont fini leurs études peuvent très bien, même en habitant Bruxelles, venir travailler dans le Brabant wallon et/ou habiter dans la province, soit dans des communes plus chères soit dans des communes dans mon coin (Ndlr : Orp-Jauche) qui sont plus accessibles. Il y a l’université et l’attrait de la langue d’une province collée à Bruxelles, clairement cela attire. En tout cas les collaborateurs qui cherchent un juste milieu.”

C’est plus facile, dès lors, de recruter dans le Brabant wallon qu’à Bruxelles par exemple ?

Laetitia Hayez : “À Bruxelles, il faut même être trilingue, avec l’anglais qui est aussi important que le néerlandais à cause des communautés européennes. Et certaines études essaient aussi d’avoir l’un ou l’autre collaborateur qui parle arabe ou certaines langues de l’Europe de l’Est parce que, d’une façon générale, cette clientèle s’est élargie. Moi, j’ai une étude un peu rurale, située près de la Flandre. Quand j’ai des néerlandophones qui viennent chez moi, en général, ils parlent français, leurs actes sont en français et ça ne leur pose aucun problème.”

Nicolas Mignon, Maître Hayez est votre 4^ème présidente. En quoi se démarque-t-elle ?

Nicolas Mignon : “Il faut envoyer ces questions à l’avance (rires).”

Laetitia Hayez : “Tu peux être honnête.”

Nicolas Mignon : “Le boulot de président(e) est un boulot d’équilibriste. Chacun a son style pour gérer la dynamique de groupe. Et comme le groupe change, de toute manière, il faudrait adapter le mode de gestion. Chacun amène son grain de sel et sa personnalité et c’est très très gai à voir évoluer. Le président de Chambre est un équilibriste qui doit aussi très fort s’adapter au contexte. Il y a des dossiers lourds qui durent et dont tout le monde doit s’occuper. Laetitia a eu l’entrée de la réforme. Valérie Masson a eu droit au Covid, c’était aussi quelque chose.”

Anne Lambillon : “Laetitia est ferme mais tout en douceur. Et ça, c’est vraiment agréable.”

Potentiellement, tous les ans, vous pouvez avoir un changement de présidence. Est-ce un moment que vous appréhendez ?

Anne Lambillon : “Oui, moi j’appréhende un peu car je n’ai pas encore beaucoup d’expérience. Je n’ai eu qu’un changement. Mais les gens sont différents. Les attentes sont différentes. Les 2 ou 3 premiers mois, il faut le temps de s’apprivoiser un peu.”

Laetitia Hayez : “Comme dans une commune avec un nouveau bourgmestre (rires).”

Qui doit apprivoiser qui ?

Anne Lambillon : “C’est nous qui devons nous adapter.”

Nicolas Mignon : “Tous les présidents ou présidentes que la Chambre du Brabant wallon a comptés étaient déjà issus de la Chambre. La dynamique a déjà été enclenchée en amont.”

Laetitia Hayez : “Ce n’est pas plus mal d’avoir déjà un peu connaissance de ce qui est en cours, de ne pas débarquer tout à coup après l’AG : ‘j’arrive et je ne sais rien’.”

Nicolas Mignon : “Tant qu’on est pas actif à la Chambre, c’est difficile d’imaginer la masse de travail et sa diversité.”

Laetitia Hayez : “Et il faut avoir à jour tous les mandats, les expirations de mandat. C’est vraiment le greffe qui attire l’attention de la Chambre sur un/des mandats arrivant à échéance. La Chambre ne doit pas s’en occuper, et c’est précieux. Parce qu’il y a tellement de commissions et d’organes différents qu’il est compliqué d’avoir un organigramme complet.”

Comment sont les relations entre la Chambre du Brabant wallon et Fednot ?

Laetitia Hayez : “La Fédération essaie de communiquer beaucoup plus. Du reste, via l’eNotariat, il y a de plus en plus de messages qui passent et ce sont des messages d’information. À chaque AG, il y a généralement un représentant de la Fédération qui vient. Quand un des administrateurs est de notre province, il réalise un compte-rendu de ce qui a été fait au cours des derniers mois. Chaque notaire qui est membre d’une commission à la Fédération, aux Assurances du Notariat, à la Caisse de Prévoyance sociale par exemple, fait un petit compte-rendu de ce qui est dit et fait. Malgré les efforts qui sont accomplis, certains notaires perçoivent encore qu’il faudrait davantage communiquer vers eux. Pourtant Fednot communique de plus en plus. Mais le flux d’informations est très élevé et l’adage ‘Trop d’information tue l’information’ s’applique.”