De tour van de Provinciale Kamers – Limburg

In deze reeks bezoekt Notarius beurtelings de Provinciale Kamers. We zoeken uit wat de ambities zijn van de voorzitter, hoe de griffiers hun rol invullen en wat een lokaal genootschap karakteriseert. Deze keer een bezoek aan de voorzitter van de Provinciale Kamer in Limburg, Herbert Houben, en zijn 3 griffiers.

“Wie in het notariaat werkt, verdient meer schouderklopjes”

“Er werken zoveel enthousiaste mensen in de notariskantoren. Zij verdienen meer aanmoediging”, zegt notaris Herbert Houben, kersvers voorzitter van de Provinciale Kamer in Limburg in een eerste kennismakings­gesprek.

Notaris Herbert Houben, sinds juni voorzitter van de Provinciale Kamer van Limburg, heeft een ietwat afwijkend parcours achter de rug en dat is een understatement: hij verwierf in Vlaanderen én ver daarbuiten vooral bekendheid als voorzitter van KRC Genk, de voetbalclub die onder zijn 8-jarige bewind een 3de landstitel veroverde, een ondernemend type dus die naar eigen zeggen ‘niet kan stilzitten’. “Ik mag er niet aan denken om enkel actief te zijn binnen de muren van een notariskantoor. Ik heb altijd al de behoefte gevoeld om nog iets daarbuiten te doen”, zegt hij openhartig.

Notaris Houben was als tiener zelf ook een verdienstelijk voetballer in Genk. En dat niet alleen. Op de vooravond van een voetbalmatch zorgde hij ook als discjockey voor de nodige ambiance. “Daardoor heb ik een voetbalcarrière aan mijn neus voorbij zien gaan”, klinkt het humoristisch “want dansen en daags nadien voetballen viel moeilijk te combineren. Bovendien stond de scouting toen nog niet op punt. Ze hebben me dus niet ontdekt (grappend).”

We ontmoeten de voorzitter op een zomerse dag, net nadat hij zijn allereerste werkvergadering met de 3 griffiers achter de rug heeft. Hij moet zijn eigenlijke vuurdoop, het voorzitten van een Kamervergadering in september, op dat ogenblik nog ondergaan.

Voorzitter zijn van een voetbalclub of van een Provinciale Kamer van notaris­ sen, toch een wereld van verschil?

Notaris Houben: “Inderdaad, maar toch zie ik een gelijkenis. Als voorzitter komt het er altijd op aan om goed te luisteren en uit de gesprekken te concluderen wat er moet gebeuren. Dit geldt voor de voorzitter van om het even welke organisatie. Het is trouwens iets wat je als notaris ook leert: luisteren en dan beslissen wat er te gebeuren staat.”

Waarom stelde u zich kandidaat om het voorzitterschap van de Provinciale Kamer op te nemen?

Notaris Houben: “Het was de vorige voorzitter, notaris Katharina Pragt, die me telefonisch contacteerde met de mededeling: ‘Je bent er klaar voor!’, waarop ik vroeg: ‘Voor wat?’ Maar alle gekheid op een stokje, het was dus notaris Pragt die me vroeg me om me kandidaat te stellen. Voor zover ik me herinner, is er voor de voorzittersverkiezing altijd maar 1 kandidaat geweest in onze provincie. Ik werd verkozen met 81,9% van de stemmen. Nu, dit was misschien wel het juiste moment om me kandidaat te stellen. We hebben een MSK opgericht (Notalim, met de notarissen Dirk Vanderstraeten, Jean-Luc Snyers, Bernard Snyers en Inge Reynders, nvdr) en stelden recent een office manager aan die zich voltijds bezig houdt met het beheer van het kantoor. Er is dus wel wat ruimte.”

Wat zou u tijdens uw voorzitterschap graag realiseren?

Notaris Houben: “Er is de jongste jaren al veel werk verzet. Het Limburgse notarishuis vond onderdak in een nieuw gebouw, de 3 griffiers werken goed samen en leveren goed werk, de tucht zit niet meer bij de Provinciale Kamer, … en als er al eens een dispuutje is tussen de Limburgse notarissen, dan wordt dat snel bijgelegd. De sfeer is hier joviaal.

Ik ga me vooral concentreren op de jongere notarissen; ervoor zorgen dat ze goed in het notariaat worden geïntegreerd. Ik wil hen oproepen om mee na te denken over de toekomst van het notariaat en over de strategie, vooral ook in antwoord op bepaalde politici die onze meerwaarde niet zien of niet erkennen. Iedereen zou moeten beseffen dat het notariaat nuttig werk verzet voor de hele maatschappij.

De jonge notarissen vinden ook niet altijd de weg naar de griffiers. Ook daar wil ik verandering in brengen. Het moet duidelijk zijn dat ze met al hun vragen bij hen terecht kunnen.

Verder wil ik bij alle Limburgse confraters het bewustzijn aanwakkeren dat we meer collega zijn dan concurrent, in die zin dat we nog meer van elkaar kunnen leren over hoe we onze dienstverlening kunnen verbeteren. Cliënten zijn de afgelopen decennia mondiger en assertiever geworden, maken heel duidelijk wat ze precies verwachten … Om aan die verwachtingen tegemoet te komen, moeten we de kantoren efficiënt organiseren. Per slot van rekening is een notariaat een bedrijf, waarin veel draait rond goede communicatie.”

Blijkbaar is de communicatie over de kosten en de erelonen toch nog voor verbetering vatbaar?

Notaris Houben: “Nochtans hoor ik de cliënten daar zelden over klagen, zolang we maar duidelijk maken waarvoor ze precies betalen en ze tijdig over het kostenplaatje worden ingelicht. Het gebeurt wel dat mensen klagen omdat een dossier te lang aansleept, en dat vind ik begrijpelijk. Mijn geduld wordt ook niet graag op de proef gesteld.”

Hoe wil u de ambities realiseren?

Notaris Houben: “Vooral door in speeches een positieve boodschap uit te dragen. Niet door steevast te wijzen op wat er fout loopt, wat in het verleden wel eens gebeurde. Er werken veel enthousiaste mensen in het notariaat, mensen die, helaas, veel te weinig aanmoedigingen en schouderklopjes krijgen. Er zijn wel wat gelegenheden waarop dit zou kunnen: ik denk aan de Algemene Vergaderingen, aan het diner voor de pas benoemde notarissen en de kandidaat-notarissen, of aan het feest dat om de 2 jaar door Mediahuis wordt georganiseerd en waarop ook alle notariële medewerkers zijn uitgenodigd, … Misschien moeten we daar nog een activiteit aan toevoegen.”

Een feestje waarop u nog eens achter de draaitafel gaat staan?

Notaris Houben: “Dat denk ik niet … De Limburgse Kamer beschikt sowieso al over een geweldig feestcomité dat steevast voor een mooie locatie en een uitstekende omkadering zorgt voor elke Algemene Vergadering.”

“Als er al eens een dispuutje is tussen de Limburgse notarissen, dan wordt dat snel bijgelegd.”

De afgelopen decennia kwam daar flink wat verandering in. Want ondertussen kunnen de Limburgse kamerleden en de lokale notarissen terugvallen op wel 3 griffiers, 3 deeltijds werkende dames. Hun kantoren zijn ondergebracht in een recent opgetrokken kantoorgebouw, net buiten het centrum van Hasselt, die mee door de strakke architectuur en de grote raampartijen, in alle opzichten moderniteit uitstralen.

Inge Seghers is al griffier van bij de oprichting van de griffie in 2003. Ze verdiende haar sporen in de internationale bedrijfswereld waarin ze 15 jaar actief was voor ze als moeder van 3 kinderen besloot een job dichter bij huis te zoeken. “Werken voor het genootschap van notarissen is niet minder boeiend. Van meet af aan ervaarde ik de hartelijkheid van de Limburgse notarissen, waar iedereen bijna iedereen kende. Ik tracht nog steeds om de notarissen, die ik fysiek nog niet heb ontmoet, te leren kennen, bijvoorbeeld op de ontvangstmomenten van de Algemene Vergaderingen. Want ik plak graag een gezicht op de personen die we proberen te ontzorgen.”

Een hoogtepunt in haar loopbaan als griffier was de organisatie van het Notarieel Congres in Genk in 2013 op de site van C-mine onder het voorzitterschap van erenotaris Guy Verlinden en met notaris Bram Vuylsteke als congresvoorzitter: “Een superfijne tijd, ook al bracht dit veel werk mee bovenop de gebruikelijke taken zoals de organisatie van de Algemene Vergaderingen, de voorbereiding van de maandelijkse Kamervergaderingen en studiekringen of de werkzaamheden in het kader van de schatting van de waarde van notariskantoren, …

“Ik plak graag een gezicht op de personen die we proberen te ontzorgen.”
Inge Seghers

Ik kreeg veel autonomie en in de loop der jaren alsmaar meer taken toegeschoven. Dat had ook een keerzijde want de werkdruk werd te hoog voor slechts 1 halftijds werkende persoon waardoor ik in een burn-out belandde. Sinds 1,5 jaar ben ik terug aan de slag en dankzij het vertrouwen van de vorige voorzitter, notaris Katharina Pragt en de Kamer, heb ik er nu 2 geweldige collega’s bij”, vertelt Inge Seghers.

Ze vindt in beide collega-griffiers een klankbord. “En dat is ongelooflijk belangrijk. Want het kan lastig zijn als je er als griffier alleen voor staat. In de Provinciale Kamer is er geen vertrouwenspersoon, zoals in het bedrijfsleven, bij wie je de alarmbel kan luiden.”

Eén van de nieuwe collega’s is Inge Vandersmissen die sinds 2 jaar instaat voor de opvolging van de stage-commissie, de klachtenbehandeling en veel andere ondersteunende taken op zich neemt zoals de bestelling van kantoorbenodigdheden of het voorzien van de catering bij de opleidingen. “Er komt nogal wat bij kijken. Maar dankzij de goede onderlinge samenwerking, verloopt alles vlekkeloos”, klinkt het bescheiden.

“Die goede samenwerking tussen de griffiers geldt ook voor de collega’s uit andere genootschappen”, vervolgt Inge Seghers. “Als er zich een nieuwe situatie voordoet, gaan we bij de collega-griffiers uit andere genootschappen te rade. De onderlinge collegialiteit is groot.”

IT­specialiste, en niet alleen voor de Limburg

De jongste nieuwkomer onder de griffiers is Liesbeth Hoogmartens. Sinds vorig jaar werkt ze per week 2 dagen voor de Kamer en nog 3 dagen als helpdeskverantwoordelijke en docente bij de Limburgse softwareleverancier DocSupport.

Naast de Kamervergaderingen, ondersteunt ze de commissie van toezicht en staat ze in voor de opvolging van de lopende associatiedossiers en de notarissen die ontslag nemen.

Als medewerker van DocSupport, staat ze mee aan de wieg van het dossierbeheersysteem dat ondertussen alle Vlaamse provinciale Kamers gebruiken. Omdat ze dat softwarepakket door en door kent, zorgt ze voor de digitale ondersteuning. “Ik probeer alle mogelijkheden uit het softwarepakket te halen, ook in het voordeel van de andere provinciale Kamers. Omdat ik ook hen ondersteun, bundel ik de beste ideeën in een gezamenlijk systeem zodat we er allemaal beter uitkomen.”

“Zo ziet u maar: Limburg holt lang niet altijd achterop”, besluit notaris Houben. “Uw fotograaf mag mijn 3 griffiers zo meteen fotograferen. Want ook hun portret verdient een plek in onze Kamer!”