In deze reeks bezoekt Notarius beurtelings de Provinciale Kamers. We zoeken uit wat de ambities zijn van de voorzitter, hoe de griffiers hun rol invullen en/of wat een lokaal genootschap karakteriseert. In deze editie de weerslag van ons bezoek aan de voorzitter van de Provinciale Kamer in West-Vlaanderen, notaris Stefaan Buylaert, en de 2 griffiers, Greet De Clercq en Anne Werbrouck.

“De West-Vlaamse Kamer is geen mysterieus bastion meer.”

Toen notaris Stefaan Buylaert 3 jaar geleden voorzitter werd van de Provinciale Kamer in West-Vlaanderen, had hij één belangrijk doel voor ogen: alle West-Vlaamse notarissen meer betrekken bij het reilen en zeilen van de Kamer. Een missie waarin hij lijkt te zijn geslaagd. “De Kamer is geen mysterieus bastion meer.”

Notaris Stefaan Buylaert, ooit de jongst benoemde notaris van België, legt eind juni de riem af als voorzitter van de Provinciale Kamer in West-Vlaanderen. Dan heeft hij er 3 jaar als voorzitter opzitten en ook daarin is hij uniek. Het is de eerste keer in West-Vlaanderen dat een notaris het voorzitterschap gedurende 3 jaar opneemt.

De West-Vlaamse voorzitter heeft iets guitigs in zijn uitstraling. Hij heeft het liever niet te formeel, niet te ‘melig’ en draagt het hart op de tong. Hij verdedigt zijn mening met vuur én met een charmante West-Vlaamse tongval. Ook doorspekt hij zijn betoog met humoristische kwinkslagen. Maar achter de grapjes schuilt een voorzitter die goed weet wat hij wil en die ongetwijfeld doortastend kan zijn in de aanpak.

Tijdens het interview laat hij zich flankeren door zijn 2 griffiers, Greet De Clercq en Anne Werbrouck, die het gesprek tot in de puntjes hebben voorbereid. Niet verrassend, want ook tijdens het gesprek blijkt dat ze hun job ‘met hart en ziel’ opnemen en erg betrokken zijn.

Wat waren uw ambities toen u 3 jaar geleden als voorzitter begon?

Notaris Buylaert: “Het was vooral mijn betrachting om transparanter te worden over wat er in een Provinciale Kamer reilt en zeilt. Daarom hebben we eerst geïnvesteerd in de informatisering van de griffie. Dit leidt tot een vlottere doorstroming van de informatie binnen de Kamer. Vroeger werden de Kamerleden vooral op de hoogte gebracht via een maandelijkse vergadering. Nu is er een platform dat permanent toegankelijk is voor alle Kamerleden en waarop ze de beschikbare informatie, ook over de dagelijkse werking, meteen kunnen lezen. Daarmee vermijd je dat bepaalde informaties voorbehouden blijven voor de voorzitter en de syndicus. Daarna hebben we dit ook verder uitgerold over alle commissies in ons genootschap.”

“Verder zijn we transparanter geworden tegenover alle notarissen in West-Vlaanderen. Ik wilde komaf maken met de perceptie dat alles in donkere achterkamertjes wordt bedisseld en beslist. Daarom nodigen we alle West-Vlaamse notarissen uit om een mandaat op te nemen in één van de commissies zoals nu laatst in de stagecommissie én om zich verkiesbaar te stellen. Het is niet zo dat we dit aan bepaalde notarissen vragen of dat bepaalde notarissen worden gecoöpteerd. We hebben de rollen omgedraaid. Dit leidt tot een grotere betrokkenheid. De goesting om mee te werken komt nu van de leden zelf. Het is nu zelfs zo dat er meer kandidaten zijn dan er mandaten in die commissies te begeven zijn. Bovendien wordt de uitslag van die digitale verkiezingen tijdens de Algemene Vergadering onmiddellijk geprojecteerd op een groot scherm in een grote zaal waar zo’n 280 notarissen en kandidaat-notarissen aanwezig zijn. Daarmee is de perceptie dat de Kamer alleen maar toegankelijk zou zijn voor een beperkt kransje van
notarissen, de ‘inner circle’, doorbroken.”

“Jammer dat de karikatuur van het notariaat als een bastion van oude sigaren rokende mannen soms nog bestaat.”

Weerspiegelt de samenstelling van de commissies ook de vervrouwelijking van het beroep?

Notaris Buylaert: “Zeker wel, amper 3 jaar geleden maakten maar 1 of 2 vrouwen deel uit van de Kamer; vorig jaar waren de vrouwelijke notarissen goed voor 40% van de Kamerleden; dit jaar is de verhouding 50/50. Dezelfde lijn werd doorgetrokken naar de andere commissies in ons genootschap waar de vrouwelijke leden vaak in de meerderheid zijn. Jammer dat de karikatuur van het notariaat als een bastion van oude sigaren rokende mannen soms nog bestaat.”

Blijkbaar telt West-Vlaanderen relatief veel jonge notarissen.

Notaris Buylaert: “De verjonging zet zich ook in andere provincies door. Ik behoor zelf ook niet tot de oudere generatie notarissen. Qua anciënniteit is zowat 30% van de notarissen in West-Vlaanderen ouder, 70% jonger. Nu vind ik de leeftijd van een Kamervoorzitter van geen tel. Het is wél belangrijk dat je voeling hebt met wat er leeft onder de jongere generatie, net zoals een Kamervoorzitter voeling moet hebben met notarissen die meer jaren op de teller hebben. Wat beide generaties over elkaar denken, is niet altijd correct. Soms is er een bepaalde perceptie en ook die probeer ik als voorzitter te doorbreken.”

Zijn er facetten die de Provinciale Kamer in West-Vlaanderen onderscheiden van de andere?

Notaris Buylaert: “Het is de enige provincie waar we te maken hebben met 3 soorten notariskantoren: de landelijke, de stedelijke en de kantoren aan de kust. Dat zijn 3 verschillende invalshoeken: notariskantoren aan de kust krijgen te maken met investeerders en ‘tweede verblijvers’. Die kantoren zijn gevoeliger voor de economische conjunctuur dan de landelijke en stedelijke kantoren. Een notaris ‘te velde’ bedient een heel ander cliënteel en behandelt andere dossiers. Hij krijgt nauwelijks te maken met appartementsgebouwen en al wat daarbij komt kijken. Het klinkt misschien een tikkeltje overdreven maar een notaris in Koksijde beoefent een ander beroep dan een notaris in Lo, ook al is de onderlinge afstand minder dan 20 km. In die variëteit aan kantoren is West-Vlaanderen uniek.”

Stokpaardje

Wordt het Beveiligd Notarieel Netwerk dan vooral door de notariskantoren aan de kust benut om aankopen via videoconferentie te organiseren?

Notaris Buylaert: “Die vraag brengt me bij mijn stokpaardje. Begrijp me niet verkeerd: ik ben niet tegen de digitalisering van het beroep. Maar met het BNN is de slinger in de omgekeerde richting doorgeslagen. Er zijn jammer genoeg notarissen die zich nauwelijks nog verplaatsen, ook niet als de akte kan worden verleden in het nabij gelegen kantoor van een confrater. De akte per videoconferentie is haast standaard geworden. Het is zeer de vraag of dat wel strookt met de wensen van de cliënt. Want daar gaat het om! Ik ben ervan overtuigd dat de fysieke aanwezigheid van partijen en notarissen, althans bij een eerste of eenmalige aankoop, tot een grotere cliëntentevredenheid leidt.

Persoonlijk vind ik het dus doodjammer dat die fysieke contacten erop inboeten. Ook tussen confraters zou alles wat hartelijker kunnen verlopen als ze fysiek rond dezelfde tafel zouden zitten. Achter het scherm van een pc, zijn er minder remmingen om een scheve opmerking te maken over het werk van een confrater dan wanneer je in dezelfde ruimte zit. Maar zo’n houding heeft negatieve gevolgen. Je kan het niet maken om je keihard op te stellen jegens een confrater in het ene dossier, om vervolgens, in een ander dossier, aan diezelfde confrater een gunst te vragen. Alles gaat zoveel makkelijker als je wat zachter bent voor elkaar.”

Over samenwerken gesproken: de commissie vennootschappen geeft ook groen licht voor associaties. Maar wordt de Kamer ook betrokken als die op springen staan?

Notaris Buylaert: “Tot nu valt dat hier reuze mee. Meestal proberen de collega’s het onderling op te lossen. Voorlopig hebben we bij zo’n dissociaties niet moeten bemiddelen, maar morgen is dat misschien een ander verhaal. De Provinciale Kamer mag zich uiteraard niet moeien met de beslissing om te associëren of te dissociëren. Al heb ik het gevoel dat sommige associaties ondoordacht zijn aangegaan. Als het economisch dan wat minder gaat, worden de kleine frustraties een grotere bron van ergernis. Dan vindt een oudere vennoot het plots niet meer kunnen dat zijn jongere associé vaderschapsverlof opneemt. Net zoals in een huwelijk: als het de echtgenoten financieel voor de wind gaat, struikel je als vrouw niet over het feit dat je al de 2de week op rij de vuilbakken moet buitenzetten. Maar als het slecht gaat, erger je je kreupel omdat je man dat ging doen (hilariteit).”

Wat doet het met een Kamervoorzitter als een notaris uit de provincie in opspraak wordt gebracht en daarover berichten verschijnen in de pers?

Notaris Buylaert: “Wat in de pers verschijnt, staat ver van de waarheid. Maar je moet natuurlijk zwijgen en je kan aan journalisten niets kwijt. Het gaat om confraters die je al zo lang kent, van wie je de achtergrond kent of van wie je weet wat die al allemaal heeft meegemaakt. Zo’n dossiers vallen ons zwaar. Daar lig je van wakker.”

Eind juni komt er aan uw voorzitterschap een einde. Bent u kandidaat om nog op een andere manier actief te blijven?

Notaris Buylaert: “Neen, ik ben geen kandidaat om actief te blijven via een commissie. Ik wil andere notarissen een kans geven. Het is goed dat er, net zoals in de politiek, een ontluizingsperiode volgt. Ik ga niet over de schouder van mijn confraters zitten meekijken. Ik heb er alles voor gegeven. En het zal ook wel hard zijn want ik zal de vele boeiende menselijke contacten missen, zowel binnen als buiten mijn genootschap.”