Van ingenieur bouwkunde tot kantoormanager

Niet iedereen actief in het notariaat, legt een traditioneel parcours af. Integendeel, soms komt de goesting om in een notariskantoor aan de slag te gaan pas na een ervaring in een andere sector. Notarius sprak met 2 personen die zo’n opvallende carrièreswitch hebben gemaakt, hier het verhaal van een industrieel ingenieur bouwkunde.

Wie net een diploma op zak heeft en de eerste stappen op de arbeidsmarkt zet, heeft meestal nog geen strak carrièreplan en ziet wel wat de eerste beroepservaringen brengen. Dit geldt ook voor Philip Gielis, die ondertussen meer dan 5 jaar aan de slag is in het notariskantoor Vercouteren -­ Louagie -­ Van Goethem in Beveren. Daar is hij onder meer verantwoordelijk voor het dagelijks beheer.

Niets deed nochtans vermoeden dat Philip Gielis ooit in een notariskantoor zou werken. Integendeel, de industri­eel ingenieur bouwkunde droomde als jonge knaap van een job in de maritieme sector, gefascineerd als hij was door grote zeeschepen. Daarom studeerde hij, na zijn studies als ingenieur, nog 1 jaar maritieme wetenschappen en logistiek aan de Universiteit Antwerpen.

Zo belandde hij op 24­=jarige leeftijd bij het logistieke bedrijf Nova Natie en iets later bij CEVA Logistics, een grote logistieke groep. Daar kreeg Philip Gielis al gauw flink wat verantwoordelijkheid toegeschoven. Na amper 3 jaar mocht hij er al een team van 40 magazijniers aan­ sturen en kreeg hij ook een commerciële taak: de klanten tevreden houden.

U had alle troeven in handen voor een carrière in de logistieke sector. Vanwaar dan toch die switch naar het notariaat?

Philip Gielis: “Nog los van het feit dat ik in de logistiek niet 1 schip heb gezien, kwam een eerste kantelmoment toen ik een jaar of 30 was. Ik stelde vast hoe hard het er in grote bedrijven aan toe kan gaan. Goede medewerkers die zich decennialang loyaal voor een bedrijf hebben ingezet, worden soms van de ene op de andere dag op een zijspoor gezet. In grote ondernemingen wordt een goede samenwerking vaak ook ondermijnd door de strategische belangen van individuele medewerkers. Dat zette mijn ambitie om een internationale loopbaan uit te bouwen in een groot bedrijf, op een heel laag pitje.

Daarom besloot ik om het over een andere boeg te gooien en ging ik aan de slag als consultant voor Moore Stephens Belgium (sinds 2019 kortweg Moore, nvdr). Als strategisch consultant adviseerde ik er diverse kleine en grote bedrijven. Daarnaast gaf ik opleidingen over het beheer van de logistieke keten, het personeelsbeleid, marketing en over de financiële aspecten van de bedrijfs­voering. Ondertussen had ik een oplei­ding ‘corporate finance’ aan de Vlerick Business School gevolgd. Toch bleef ik ook als consultant op mijn honger zitten: het biedt weinig voldoening om voor een bedrijf plannen uit te tekenen in de vorm van een kostelijke power point presentatie als daar vervolgens weinig mee gebeurt omdat je dat bedrijf niet kan helpen bij de implementatie ervan.

Daarbij komt dat mijn echtgenote, Barbara, ondertussen notaris was gewor­den op het kantoor van mijn schoon­vader, Joost Vercouteren. Door haar verhalen, groeide de appetijt om aan de slag te gaan voor een meer kleinschalig bedrijf.

In april 2019 begon ik parttime op het notariaat. Dit gebeurde – in eerste instantie – om de werking van een notariskantoor te leren kennen, om mijn schoonmoeder, die zich op kantoor altijd had toegelegd op o.a. het kantoor­beheer, bij te staan en om de dossier­beheerders te ondersteunen. Toen de afschaffing van de woonbonus eind 2019 leidde tot een enorme drukte op de nota­riskantoren, heb ik de voltijdse overstap naar het notariaat gemaakt. Daar werd bij ex­=collega’s en kennissen soms mee­warig op gereageerd, vanuit het grote misverstand dat er in de notariskantoren alleen voor de notaris zelf een belangrij­ke rol is weggelegd. Ondertussen weet ik wel beter. Een notariskantoor vergt goed teamwerk en ik heb veel respect voor de collega’s die allen top zijn in hun vakgebied en wat meer achter de scher­men werken. Het is dan ook verbazend dat nog steeds veel mensen ‘alleen met de notaris’ willen spreken.”

Nooit de behoefte gevoeld om ook nog rechten te studeren?

Philip Gielis: “De meerwaarde daarvan leek ons beperkt. Er is genoeg juridi­sche expertise in huis. Is me iets niet duidelijk, dan kan ik altijd terecht bij één van de collega­-juristen. Want ik lees de juridische informatie wel degelijk. Voor kleinere, juridische problemen kan ik de oplossing ook wel uit de rechtsleer distilleren. Dit is ook nodig.

Want de helft van mijn tijd besteed ik aan het begeleiden van cliënten die een huis willen verkopen. Ik leg dan uit wat de mogelijkheden zijn en ik begeleid hen tot op het ogenblik dat de compromis is gesloten. De rest van de tijd, ben ik bezig met het kantoorbeheer: met het personeelsbeleid, de opvolging van de ICT­infrastructuur, de opvolging van ver­bouwingen van het kantoor of de voorbe­reiding van de associatie die recent tot stand is gekomen met Jean­-Baptiste Louagie en Lien Van Goethem, ….

Waaraan het me soms wel ontbreekt, is de typisch juridische ‘mindset’: is er een probleem, dan past een jurist de wet toe in de hoop dat er een oplossing uit de bus komt, maar met uitsluiting van alle mogelijke risico’s. Terwijl ik in de logistiek altijd had geleerd om voor een bepaald probleem een concrete oplossing uit te dokteren, ook al zijn er aan die oplossing soms minieme risico’s verbonden.”

Biedt uw ervaring uit een andere sec­tor voordelen?

Philip Gielis: “Ik denk dat andere sectoren meer procesmatig handelen, wat ik in het notariskantoor toch probeer te introduceren, vooral op het vlak van het kantoorbeheer. Ook heb ik door de eerdere ervaringen veel aandacht voor de concrete noden van de cliënt en pro­beer ik ook andere medewerkers ertoe aan te zetten die te analyseren. Wat is nu precies zijn probleem? Welke processen moeten we installeren om de cliënt zo goed mogelijk te helpen? Welke kantoormedewerker is het best geplaatst om de cliënt te informeren en hoe kunnen we dat organiseren zonder die medewerker te over­ belasten? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat bepaalde cliënten binnen de week een afspraak krijgen? Voor welke dossiers kan een afspraak op kantoor wat langer wachten? Dit kan je in een groter kantoor – ondertussen zijn er op kantoor 4 notarissen en 17 medewerkers – niet meer organise­ren vanuit het buikgevoel of zo maar eventjes tussendoor.

Ook waak ik erover dat de ict­-infra­structuur altijd up-­to-­date is en dat elke medewerker over een goedwer­kende laptop beschikt.”

Hoe evalueert u de overstap?

Philip Gielis: “Ik vind het fantastisch om te kunnen werken in een kleinere, familiale omgeving. Ik had aanvan­kelijk wel een beetje de vrees dat ik de ‘kicks’ die je als consultant of bij een multinational ervaart, zou missen. Daar kan je al eens naar Boston, Barcelona of Stockholm vliegen en het geeft ook een kick als je, samen met je (internationale) collega’s, een groot of belangrijk project rond krijgt. Maar die vrees bleek niet terecht. Nu ga ik heel vaak naar huis met een gevoel van voldoening: omdat ik mensen heb kunnen helpen met een probleem dat ze zelf als ‘groot’ ervaren. Of omdat ik een collega wat werk uit handen heb kunnen nemen … Neen, voorlopig denk ik er niet aan om het notariaat te verlaten.”

Wie is Philip Gielis?

• Geboren in 1987;
• Behaalde het diploma van Industrieel ingenieur bouwkunde aan de Artesis Hogeschool Antwerpen in 2009;
• Volgde het jaar nadien maritieme wetenschappen aan de Universiteit Antwerpen;
• Ging aan de slag in de logistieke sector in 2010;
• Consultant bij Moore Stephens Belgium sinds 2016;
• Sinds 2019 aan de slag bij het kantoor van notaris Vercouteren (ondertussen de associatie Vercouteren-Louagie-Van Goethem).