La tournée des Chambres provinciales – Namur

Dans cette rubrique, Notarius visite tour à tour les Chambres provinciales. Nous découvrons quelles sont les ambitions du président, comment les greffiers remplissent leur rôle et ce qui caractérise une compagnie locale. Dans cette édition, direction Namur pour une rencontre avec le président Antoine Declairfayt et la greffière Bénédicte Muller.

“C’est de plus en plus difficile pour un notaire seul de faire face aux défis de demain.”

Antoine Declairfayt, le président de la Chambre de Namur, peut compter sur les compétences et l’expérience de sa greffière Bénédicte Muller qui travaille à la Maison des Notaires namuroise depuis 30 ans. On comprend très vite que cette confiance qu’ils se vouent l’un à l’autre n’a pas mis longtemps à voir le jour. Qu’elle a dû exister même aux premiers jours de leur collaboration. Socle de professionnalisme et d’efficacité. L’atmosphère est donc détendue à l’heure de leur poser les premières questions…

Maître Declairfayt, vous avez entamé votre 2ième mandat en tant que président de la Chambre de Namur. Vous pouvez vous reposer sur Bénédicte Muller qui est à la Maison des Notaires depuis 1995. Comment se déroule votre collaboration ?

Maître Declairfayt : “Je pense pouvoir dire que la collaboration est juste parfaite ! La présence de Madame Muller au greffe de la Chambre est réellement indispensable et nous avons beaucoup de chance. Je peux dire que Madame Muller est une vraie greffière, l’engrenage indispensable pour faire
fonctionner la machine.”

Bénédicte Muller : “Nous avons des échanges quotidiens, que cela soit par mail ou par téléphone. C’est très dynamique et réactif.”

Madame Muller, comment votre rôle a-t-il évolué depuis 1995 ?

Bénédicte Muller : “Au tout début, j’ai été engagée pour la Maison des Notaires ; c’était un travail tout à fait différent. Au fur et à mesure, les présidents successifs se sont rendus compte que je pouvais peut-être être utile pour le travail de la Chambre. Celui-ci s’est d’ailleurs beaucoup amplifié. Au début, le président travaillait tout seul chez lui. Tout a ensuite été développé. De nouvelles commissions sont nées, un Comité d’avis et une Commission de stage ont aussi été créés. Je travaille aussi bien pour le Président que pour les différentes commissions de la Compagnie. En conséquence, je ne travaille quasi plus pour la Maison des Notaires, exceptées la tenue de la comptabilité et quelques tâches ponctuelles. Maintenant, je suis greffière à 90 % du temps. Nous avons également plus de contacts avec la Chambre nationale et Fednot. Une journée des greffières est organisée chaque année à la Rue de la Montagne. Les nouveautés législatives, organisationnelles, ainsi que les derniers projets en cours nous sont présentés. Une journée n’est pas l’autre.”

Maître Declairfayt : “La greffière a ce rôle extrêmement important d’être le fil rouge entre les présidents successifs. Elle garde la mémoire de tout ce qu’il faut faire, quand et comment. Le président ne pourrait pas suivre toutes les échéances auxquelles il doit faire face en termes de nomination dans telle commission ou pour tel mandat. Quels mandats sont à pourvoir, pour quelle catégorie de notaires, associés, titulaires, moins de 5 ans, plus de 5 ans d’ancienneté, etc. C’est réellement grâce à Madame Muller que nous pouvons travailler de manière efficace.”

Bénédicte Muller : “C’est un travail très intéressant et fort varié. Comme le greffier travaille seul de son côté, tout est question de confiance des deux côtés. Pour nous, c’est valorisant d’avoir la confiance des notaires.”

Maître Declairfayt : “En entamant cette 2ième année de Présidence, on se connaît davantage, à un point tel que nous sommes encore plus efficaces. J’ose davantage demander à Madame Muller de préparer certains courriers, parfois sensibles, alors que je les rédigeais seul au début de ma présidence. Oui, indispensable, très efficace… et très agréable !”

“Madame Muller est véritablement la mémoire de la Chambre.”
Maître Declairfayt

La fonction de président de la Chambre correspond à vos attentes, à ce que vous pensiez qu’elle devait recouvrir quand vous l’avez acceptée ?

Maître Declairfayt : “Oui. Je pense cependant que chaque président incarne son mandat. Après les difficultés de la réforme de 2022, j’entendais ouvrir ma présidence sur le thème de la communication, apprendre à faire connaître les organes disciplinaires et le ‘monde notarial’ à tous les membres de la Compagnie, particulièrement aux jeunes notaires. Je voulais incarner davantage, de manière physique, notre Compagnie pour qu’une image puisse être mise dessus. Je me suis présenté au vote de l’Assemblée Générale en présentant cet aspect-là : faire connaître la Chambre, l’accompagner non seulement comme un organe disciplinaire, mais également comme un organe d’intermédiation, de facilitateur. Le 2ième axe de ma Présidence est ce côté facilitateur. J’entends intervenir là où il y a des difficultés, arrondir les angles, aider, outre créer un cadre plus participatif.”

Bénédicte Muller : “Moi j’aurais dit innovant aussi parce que Maître Declairfayt a notamment essayé d’encourager la participation active des notaires dans le cadre de l’Assemblée Générale ; par exemple, en mettant en place des moments d’échanges, de questions-réponses entre les membres de l’Assemblée et
les différents représentants de la Compagnie dans les instances notariales. Il essaie que les notaires de la Compagnie aient un maximum d’informations, que ce soit par rapport à ce qui se fait à la Chambre nationale, à la Fédération et surtout par rapport à ce qui se passe à la Chambre.”

Maître Declairfayt : “Madame Muller est véritablement la mémoire de la Chambre. Cette qualité essentielle nous permet très vite de retomber sur nos pieds : avons-nous déjà pratiqué de la même façon dans un autre dossier, avons-nous une jurisprudence au sein de la Chambre ? Madame Muller est la seule capable de nous renseigner sur ces sujets-là. Au sein de la Chambre, les mandats se renouvellent tous les 3 ans. Les présidents changent après un an ou 2, 3 ans maximum, mais cela n’est encore jamais arrivé à Namur. La seule personne qui peut nous ramener 10 ans en arrière, nous rappeler que nous avions agi de telle ou telle manière, c’est Madame Muller. Je n’imagine pas déranger de manière intempestive mes prédécesseurs…”

Maître Declairfayt, vous avez plus de contacts avec les présidents des autres Chambres Provinciales ?

Maître Declairfayt : “Tous les 2 mois, les présidents francophones se rencontrent préalablement à une réunion des directions du Conseil francophone de la Fédération. Des questions sont posées préalablement par les présidents. Nous y échangeons les bons procédés et mettons en place les actions régionales. Cela commence vraiment à bien se structurer et je trouve ça vraiment fondamental. Il y a de nombreuses années, les Chambres provinciales procédaient de manière très différente, et les échanges étaient rares. Aujourd’hui, nous travaillons de moins en moins en cercle fermé. Tous les 4 mois, à l’initiative de la Présidente de la Fédération et du Président de la Chambre nationale, tous les présidents de Chambre du pays se réunissent. Ce sont des réunions tout aussi fondamentales. C’est à cet endroit que le notariat peut réellement compter. Pour moi, il faut davantage de rencontres entre les présidents des Chambres de tout le pays, pourquoi pas en visio pour les faciliter. Ce qui fait la force du notariat, c’est son union, le fait qu’il puisse s’exprimer d’une seule voix, cohérente et forte.”

Bénédicte Muller : “Nous avons également ce genre de contacts au niveau des greffiers pour les échanges de bonnes pratiques, c’est très utile. Il y a une forme de solidarité, également avec les greffières néerlandophones, plus particulièrement depuis le congrès de Namur.”

Certaines études sont en difficulté, comment pouvez-vous les aider ?

Maître Declairfayt : “Il faut avant tout comprendre où se situe la difficulté. La gestion globale d’une étude notariale est vaste et complexe. L’aspect comptable en est une constante fondamentale. La Commission de Contrôle des Comptabilités joue un rôle très important dans le cadre du travail de la Chambre. L’analyse des chiffres permet de faire émerger les problématiques. Dès que la situation est identifiée, nous essayons de trouver des solutions adaptées. En effet, chaque notaire est unique et nous savons que certaines études traversent des moments difficiles, notamment lors des reprises. La Chambre tente avant tout d’établir un diagnostic précis, pour pouvoir dispenser des conseils appropriés. Si, par exemple, une étude a un problème de masse salariale, nous allons tenter de comprendre pourquoi. Pourquoi ne pas ‘transférerʼ un collaborateur vers une autre étude ? Les collaborateurs de nos études sont nos pivots centraux qu’il faut prendre le temps d’écouter. Les études doivent parfois être simplement un peu mieux organisées, pour mieux fonctionner. La gestion d’une étude doit toujours être menée avec prudence et responsabilité, ne pas être trop ‘surchargéeʼ pour préserver la qualité du service. Pour atteindre un équilibre stable de gestion (ce qui est un Graal parfois inatteignable), cela nécessite de prendre en compte et de gérer tellement de variables qu’il faut pouvoir rester humble et à l’écoute face à une problématique. Tout en étant activement à l’écoute des notaires, le président de la Chambre exerce un travail de médiateur et de diplomate en proposant, avec le consensus de la Chambre, des solutions adaptées.

Je vais sur le terrain pour expliquer que la Chambre est là pour les aider, même si ce déplacement s’accompagne parfois d’une très mauvaise nouvelle. Ce n’est jamais agréable, mais cela fait partie du job. Je suis malgré tout toujours bien accueilli par mes consoeurs et confrères. Notre obligation est de préserver les intérêts des clients mais aussi, et particulièrement, aider une consoeur, un confrère.”

Vous avez l’impression qu’il y a de plus en plus d’études en difficulté au fil des ans ?

Maître Declairfayt : “Les exigences financières, liées à la gestion de nos études en général et de nos comptabilités en particulier, se sont renforcées avec le temps. Le fait que notre disponible doit être de 7,50 % du chiffre d’affaires moyen des 3 dernières années est exigeant, très rigoureux ! Cela se justifie néanmoins car l’inflation et les réformes liées à notre profession ont changé la donne. Entre l’inflation qui accroît de manière importante les charges des études et les honoraires barémisés qui ne sont pas indexés depuis 40 ans, les études doivent se gérer avec beaucoup plus de précision. La Commission de Contrôle des Comptabilités a donc un rôle crucial à jouer. Nous devons nous assurer que les études respectent leurs obligations financières, notamment ce ‘disponible’, c’est-à-dire la capacité continue pour l’étude d’assumer ses charges sur une période plus ou moins longue, sans que cela ne mette en péril les fonds des tiers, les intérêts des clients.

En conclusion, mon rôle de président est d’être à l’écoute, d’aider les confrères en difficulté et de promouvoir la solidarité au sein de la profession. Cette solidarité est essentielle, car les défis de demain pour notre profession nécessiteront une collaboration étroite entre les notaires. Fusionner des études, partager le travail, travailler ensemble… sont autant de pistes qui assureront l’avenir de notre profession, laquelle est et sera toujours au service du citoyen. Cette dernière exigence nécessitera de tous, en ce compris les décideurs politiques, une attention très particulière.”

“Mon rôle de président est d’être à l’écoute, d’aider les confrères en difficulté et de promouvoir la solidarité au sein de la profession.”
Maître Declairfayt

Vous sentez qu’une certaine confraternité s’est renforcée au sein de votre compagnie ?

Maître Declairfayt : “C’est un aspect crucial dans notre métier. Notre profession est régie par des règles strictes qui ont été imposées par le législateur pour garantir un service de qualité et de proximité au citoyen. Le notaire ne doit pas être principalement inspiré par l’esprit de lucre et doit gérer de manière sérieuse les fonds qui lui sont confiés. Face à ce cahier des charges rigoureux, nous devons avoir et respecter une déontologie forte, qui crée nécessairement un esprit de corps au sein de la profession. La confraternité est le ciment de cette architecture qui nous permet de travailler ensemble pour surmonter les défis que notre profession doit relever quotidiennement. La confraternité, c’est notre discipline collective qui va nous permettre de rester efficaces et meilleurs dans le service rendu au citoyen.

Au-delà de la confraternité, je plaide beaucoup pour les fusions d’études. Il est devenu de plus en plus difficile pour un notaire de faire face, seul, aux défis de demain, notamment suite à l’augmentation des charges. Il faut apprendre à partager le travail, que ce soit au sein de l’étude ou entre plusieurs études.
Le travail en association ou en collaboration devient essentiel, il faut le promouvoir.”