Vlanot sauve les pingouins !

11 décembre 2024

Une (r)évolution verte chez l’organisme de formation

Il n’y a pas si longtemps, Vlanot était surtout réputé pour ses journées d’étude au Heysel à Bruxelles. Les participants néerlandophones de Bruxelles et Flandre affluaient vers un comptoir où les attendaient des piles imposantes de syllabi en papier. Plein de feuilles A4, bien collées et reliées, avec une jolie couverture colorée et un feuillet en plastique de protection. Pour les participants, un syllabus comme celui-là était indispensable. De même que la petite restauration abondante.

Chez Vlanot, les collaborateurs se souviennent encore des boîtes remplies de preuves d’inscription papier qui encombraient leurs bureaux à la Rue de la Montagne après chaque événement.

A côté de ces journées d’étude, Vlanot organisait de nombreux cours en présentiel sur des sujets juridiques, pour les collaborateurs des notaires. Cela rappelait les années d’école, avec des textes imprimés, des présentations PowerPoint et des formulaires d’évaluation papier.

Petit à petit, l’équipe de Vlanot a commencé à remettre en question certaines habitudes. Ces 5 journées d’étude annuelles, avec plus de 1300 participants à chaque fois : cela représente de nombreux trajets en voiture, des syllabi en papier et des excédents alimentaires. Et les cours en présentiel : ne pouvait-on pas envisager une alternative ?

Premier test

Un premier test a été la retransmission en direct d’une journée d’étude de Bruxelles sur un grand écran dans une salle à Gand. Un grand pas numérique pour le notariat en 2017 (vraiment). Pour les participants de Flandre occidentale et de Flandre orientale, la distance à parcourir était nettement réduite. De plus, l’accessibilité de Gand par les transports en commun a été saluée.

Pendant la période Covid, Vlanot a mis en place, par nécessité, des journées d’étude entièrement numériques. Les « classes à distance » ont vu le jour et le format eLearning a pris de l’ampleur. Depuis la fin de la pandémie, chaque cours juridique est désormais proposé en version physique et numérique.

Les formations non-juridiques suivront aussi cette évolution numérique. Parmi les nouvelles thématiques : réussir le télétravail en alternance avec le bureau, les bonnes pratiques pour les réunions en ligne ou encore le langage corporel dans les interactions virtuelles. Enfin, les évaluations se font maintenant via l’outil Mentimeter, avec des questions interactives pour plus de dynamisme.

Les journées d’étude en présentiel sont maintenues pour répondre au besoin de contact humain. Ainsi, les versions physique et numérique des journées d’étude coexistent harmonieusement.

La version à distance rencontre également un franc succès : en moyenne, 1 270 participants se joignent à chaque session ! Cela représente, d’après les calculs¹, 530 voitures restées au garage, soit 165 000 km non parcourus.

Le saviez-vous ?

Une voiture classique émet 0,172 kilogramme de CO₂ par kilomètre parcouru. Une distance de 165 000 kilomètres correspond donc à 28 tonnes de CO₂. La fonte de près de 10 m³ de glace polaire est ainsi évitée. Comment cette initiative numérique de Vlanot fait aussi un geste en faveur de nos amis les pingouins en Antarctique.

Pour Vlanot, l’année 2022 marque un tournant : l’abandon définitif des syllabi papier au profit de versions numériques. Certains regrettent encore le papier et choisissent d’imprimer eux-mêmes les documents, tandis que d’autres préfèrent la prise de notes numérique sur iPad.

Le saviez-vous ?

En 2019, Vlanot a imprimé 834 516 feuilles pour les syllabi, soit environ 4,17 tonnes de papier. Étant donné qu’un arbre produit environ 300 kilos de papier, la suppression des syllabi papier permet d’économiser 1 390 arbres, sans compter l’eau et l’énergie nécessaires à la fabrication du papier.

Ce changement a suscité quelques critiques, notamment sur la difficulté de prendre des notes. Vlanot a donc choisi d’apporter une touche ludique pour apaiser les esprits : chaque participant en présentiel reçoit désormais un « carnet Vlanot » en papier recyclé. Et le tout dernier « goodie » — un chargeur sans fil — est 100 % bambou, sans PVC, et certifié FSC (Forest Stewardship Council). Vlanot a donc décidé de guérir les blessures de manière ludique.

De plus en plus de participants présentent leur preuve d’inscription numérique à leur arrivée en salle. Le billet d’entrée papier semble ainsi voué à disparaître.

Petite précision…

Les formations de Vlanot ne reposent pas uniquement sur le travail de l’équipe de 8 personnes. Plusieurs commissions, composées de notaires et de collaborateurs de Flandre et de Bruxelles, aident à concevoir cette offre diversifiée. Eux aussi participent activement à la (r)évolution verte. Autrefois, les membres des commissions se rendaient chaque mois à la Rue de la Montagne, mais aujourd’hui, les réunions numériques sont devenues la norme. Cette transition demande une certaine adaptation, mais elle génère aussi des économies de carburant et une réduction notable du gaspillage alimentaire.

En 2019, les réunions des commissions de Vlanot ont totalisé 35 000 km, soit l’équivalent de 0,3 tonne de CO₂.

Chez Vlanot, ce changement s’est réalisé avec enthousiasme. Les formations en présentiel et à distance continueront à trouver un juste équilibre, tout en veillant à adopter des pratiques numériques responsables. À l’avenir, la collaboration avec des prestataires (traiteurs, lieux d’événements, etc.) qui partagent l’engagement « We are green » sera privilégiée. Un bénéfice pour tous.

Enfin, un appel à vous tous : avez-vous des idées ou des suggestions pour nous améliorer ? Faites-le-nous savoir ! Aidez-nous à devenir l’organisme de formation le plus vert. Chaque initiative, qu’elle soit grande ou petite, nous rapproche de notre objectif.

Yelle, de l’équipe Vlanot, membre de l’équipe interne « We are Green » de Fednot